Conseils pratiques pour les cabinets d'imagerie indépendants

Conseils et astuces pour aider les cabinets d'imagerie indépendants à prospérer en 2025 - Février 2025

Brian Casey, rédacteur en chef, Imaging Wire - Bonjour à tous. Bienvenue au webinaire d'aujourd'hui intitulé « Conseils et astuces pour aider les cabinets d'imagerie indépendants à prospérer en 2005 », organisé en partenariat avec RamSoft et Stockdale Radiology. Je m'appelle Brian Casey.

Je suis rédacteur en chef de The Imaging Wire. On a un super programme pour vous. On va commencer par une table ronde sur certains des défis auxquels sont confrontés les cabinets d'imagerie aujourd'hui et sur la façon dont les nouvelles technologies informatiques peuvent apporter une solution. Ensuite, on passera aux questions dans la deuxième partie du webinaire.

Vous pouvez poser une question à tout moment en utilisant le bouton « Q&A » en bas de votre écran. Nos intervenants sont Lorenzo Michaels, expert en gestion du cycle des revenus et des cabinets chez Stockdale.

Breda Drury est responsable marketing produit clinique senior chez RamSoft, un fournisseur leader de solutions cloud de gestion des risques. Et enfin, Erinn Suadi, cofondatrice et responsable de cabinet chez Stockdale Radiology, un cabinet d'imagerie indépendant qui compte quatre centres en Californie.

Ce n'est un secret pour personne que les cabinets d'imagerie indépendants sont soumis à une forte pression ces derniers temps, qu'il s'agisse des coûts de personnel, des coûts d'équipement ou des remboursements. Lorenzo, tu peux nous parler des défis auxquels les cabinets indépendants sont confrontés en ce moment et peut-être comment les choses ont changé au cours des 10 ou 15 dernières années ?

Lorenzo Michaels, expert en cycle de revenus chez Stockdale Radiology - Ouais, on a eu une tempête parfaite avec une baisse des revenus du côté des remboursements, un manque de personnel qualifié, surtout depuis la COVID pour une raison ou une autre. C'est juste la complexité globale de la composition des payeurs. Il y avait tellement de HMO en Californie.

Les plans gérés se multiplient de jour en jour. Tu sais, où tu vas pour obtenir l'autorisation pour ces choses-là ? Où tu vas pour vérifier l'éligibilité ?

Tous ces plans ne font qu'ajouter à la complexité et compliquent la gestion d'un personnel qui va et vient. En Californie, on est en concurrence avec un salaire minimum qui est passé à 25 dollars de l'heure dans les hôpitaux. Et si les petits centres d'imagerie ont été largement exemptés de cette mesure, ce n'est pas le cas de certains autres établissements comme les centres de soins d'urgence.

On est en concurrence avec les hôpitaux pour recruter des employés ayant essentiellement les mêmes compétences. Cela met donc beaucoup de pression sur les centres d'imagerie qui doivent encore faire face à une baisse des remboursements pour ces examens.

Brian - Erinn, quels sont les défis auxquels vous êtes confrontés chez Stockdale ?

Erinn Suadi, cofondatrice et directrice du cabinet Stockdale Radiology - Eh bien, on constate bien sûr qu'il est plus difficile de retenir les employés. Depuis 2020, les employés ont des priorités différentes dans leur vie personnelle, ainsi qu'un niveau d'engagement différent dans leur travail. On est bien sûr confrontés aux mêmes défis que la plupart des grandes entreprises avec lesquelles on est en concurrence, à savoir trouver des médecins et du personnel qualifié.

Brian - Lorenzo, tu as mentionné les remboursements, qui sont vraiment sur la sellette ces derniers temps. Il y a eu beaucoup de coupes dans les remboursements de Medicare, et je suis sûr que les remboursements privés ont suivi. Quelle a été la pression sur les remboursements ces deux dernières années ?

Lorenzo - Elle a été importante. Si tu remontes, et je pense qu'Aaron a ces chiffres. Si on remonte, disons, à 2008, je crois que le facteur de conversion de Medicare était d'environ 38, 39, et qu'il est maintenant de 32.

Pour te donner une idée, une IRM du cerveau était remboursée à l'époque environ 1 000 dollars, et maintenant on reçoit environ 300 dollars. Les salaires continuent donc de baisser, et ce, si les RVU restent les mêmes. Or, comme on le sait, les valeurs RVU ont tendance à baisser avec le temps.

Pour une raison quelconque, le travail devient plus facile, je suppose. Mais non, pas vraiment. Donc, notre travail est de moins en moins bien payé d'année en année.

Et même entre l'année dernière et cette année, il a baissé de 2,3 %, 2,5 %. Il n'y a donc pas de lumière au bout du tunnel, semble-t-il, en ce qui concerne les revenus. Ça rend les choses vraiment difficiles pour nous, surtout avec l'inflation, pour le personnel, c'est dur pour eux. Tout le monde ressent les effets de la crise.

Brian - Lorenzo, tu as parlé du personnel. Aaron, tu peux nous en dire un peu plus sur les difficultés en matière de recrutement ? Parce que c'est un autre problème important qu'on suit de près chez Imaging Wire.

Il y a une pénurie de techniciens en radiologie, il y a une pénurie de radiologues. À quel point est-ce grave ? Et comment vous faites pour gérer ça ?

Erinn - Eh bien, on a la chance d'avoir un personnel, du moins du côté médical, qui est extrêmement dévoué et qui travaille avec nous depuis un bon moment. On constate que lorsqu'on a un poste à pourvoir, ça ne prend pas deux semaines pour remplacer quelqu'un. Il faut compter un mois ou deux de recrutement pour pouvoir combler un poste.

Et c'est particulièrement vrai dans cette région où, même si on est en Californie, on est plutôt au centre. Ce n'est pas un endroit où les gens se disent : « C'est exactement là où j'aimerais vivre ». Les radiologues sont sans aucun doute les plus difficiles à recruter.

Vous savez, vous pouvez trouver un candidat très qualifié et le faire venir ici, mais il ne sera pas forcément à sa place dans un environnement ambulatoire. Nous sommes beaucoup plus en contact avec les médecins qui nous envoient des patients, et ils ont besoin d'une approche plus personnalisée lorsqu'il s'agit de leur communiquer les résultats.

Brian - Pensez-vous que cela commence à avoir un impact sur les soins prodigués aux patients ?

Erinn- Oui, absolument. Il y a un gros retard dans notre région. Tu sais, tous les centres, nous en tant qu'entité indépendante et les grandes structures autour de nous, ont tous d'importants retards à rattraper.

Brian - Ouah. Je peux imaginer. Lorenzo, quelles sont les autres difficultés qui se profilent ?

Et le codage ? Tu sais, le codage est super important pour s'assurer que les procédures que tu fais sont bien codées pour pouvoir être remboursées. Est-ce que tu constates une augmentation des refus de remboursement ?

Parce que l'un des problèmes qui se pose est que les gens ne sont peut-être plus aussi compétents sur le plan technique qu'avant.

Lorenzo - Oui, le codage est clairement un élément important. Je pense que nos refus, tu sais, on en a beaucoup. Je pense que ce n'est pas si inhabituel.

Mais dans un service comme la radiologie, où les marges sont faibles, tu sais, on a parlé de la baisse des revenus et de l'augmentation des coûts. Les marges sont donc en baisse constante. Tout dépend donc d'une efficacité accrue.

Il est désormais urgent d'être efficace, même si on a toujours voulu l'être. On en a toujours parlé. On a toujours dit que c'était notre objectif.

On en arrive à un point où ce n'est plus une option. On doit trouver toutes les occasions de faire les choses plus efficacement, sinon les refus vont nous voler toutes nos marges. Rien qu'au cours des six derniers mois, tu vois, on est un petit cabinet privé qui a accumulé un demi-million de dollars de refus pour toutes sortes de raisons.

Ajustements contractuels, patients non identifiés comme assurés, codes de diagnostic erronés. Tu peux tout imaginer, il y a plein de raisons différentes. Donc, tu vois, le codage fait clairement partie de ça.

Une partie du problème vient de la complexité liée au nombre important de patients qui viennent rapidement pour des remboursements très faibles. Il faut donc travailler vite et bien. C'est là tout le défi.

Brian - Tu as dit un demi-million de dollars de demandes rejetées ?

Lorenzo - Oui. Et ça, c'est juste pour les six derniers mois. Donc, oui.

Ce sont des choses auxquelles tous les cabinets sont confrontés, tu sais, tous les cabinets ont des créances à gérer. Donc, en regardant le nombre de participants à cette conférence téléphonique, je ne pense pas que ce soit exagéré, tu vois, ce n'est pas inhabituel. Il y aura beaucoup de créances à recouvrer.

Je pense que le but ici est simplement d'illustrer qu'il existe une opportunité de récupérer nos marges grâce à de bons processus et à de meilleures solutions logicielles. Et ce n'est plus vraiment une option. C'est une nécessité absolue.

Et nous devons trouver de nouveaux outils pour effectuer ce travail à haut volume et à faible marge plus efficacement que jamais.

Brian - Super. Eh bien, c'est exactement ce dont on va parler dans un instant. Lorenzo, peux-tu nous expliquer le processus de Stockdale pour l'accueil des patients, le traitement, la prise de rendez-vous, etc. C'est super important de s'assurer que tout ça se passe bien, car ça a aussi un impact sur la façon dont les patients perçoivent ton cabinet.

Peux-tu nous expliquer comment tu procèdes ?

Lorenzo - Bien sûr. Je crois qu'on a quelques diapos à ce sujet. Je ne pense pas que notre processus soit très différent de celui de la plupart des gens.

Donc, on fait plusieurs choses qu'on suit. La première, c'est l'assurance. La deuxième, c'est la commande.

Ensuite, on regarde les exigences de la commande. Je peux te montrer si tu veux.

Brian - J'avais du mal à comprendre.

Lorenzo - Donc, de notre côté, la première chose sur laquelle on essaie de se concentrer, c'est de savoir quelle est la couverture d'assurance du patient. Est-ce qu'on a un contrat avec cette assurance ? Le patient est-il éligible et qui sont les garants ?

D'après notre expérience, ce sont les premières étapes à suivre. Tu peux travailler de différentes manières sur ce processus, mais d'après notre expérience, il ne faut pas peindre la voiture avant qu'elle soit construite. Donc, si tu fais les choses dans le mauvais ordre, tu risques de perdre du temps.

Et c'est pas ce qu'on veut. Donc, on cherche vraiment à savoir quelles sont les exigences du régime d'assurance. Après ça, on vérifie la commande.

La commande est-elle complète ? La commande est-elle cohérente ? Est-ce qu'on nous a donné un produit de contraste à un patient alors que ça pourrait brouiller les résultats ?

Ou est-ce qu'ils n'ont pas commandé de produit de contraste et qu'on en a besoin pour trouver ce que le médecin cherche ? On a donc une équipe qui vérifie tout ça. Est-ce que la commande est claire ?

Est-ce que le DX est correct ? Est-ce que le code de diagnostic est bon ? Est-ce que c'est un code remboursable pour cet examen ?

Il faut vérifier tout ça pour être sûr d'être payé. Parfois, la pression consiste simplement à faire ce que le médecin a demandé. Malheureusement, certains prestataires ne sont pas spécialisés en radiologie.

Ils ne comprennent pas que ce qu'ils recherchent se trouve en fait dans une partie différente de l'anatomie que celle qu'ils demandent. En plus, c'est compliqué. Ils ne savent tout simplement pas.

C'est donc à nous, les experts, de les guider du mieux possible. Alors, quelle est l'assurance ?

Avons-nous un contrat ? Le patient est-il éligible ? À partir de là, quelle est la demande ?

Est-ce que ça a du sens ? Et ensuite, l'assurance couvre-t-elle cet examen ? Il faut donc vraiment suivre cet ordre.

Et si tu fais ça dans cet ordre, t'as beaucoup plus de chances d'être payé et tu optimises le temps de ton équipe. Donc, ça sert à rien de regarder le test et de vérifier si l'assurance le couvre. Si ton assurance ne fait pas partie de celles avec lesquelles on travaille, t'as fait perdre du temps à tout le monde.

Donc, si tu fais les choses dans un certain ordre, tu optimises l'efficacité de ton équipe. D'accord.

Brian - Lorenzo, tu as mentionné tout à l'heure les technologies et les outils informatiques qui, selon toi, pourraient aider à relever certains de ces défis et à réduire la complexité. À ton avis, dans quels domaines l'informatique peut-elle être utile ?

Lorenzo - Nous sommes à la recherche de la meilleure solution pour ça. Mais pour l'instant, il y a des choses incroyables qui se passent avec l'IA pour saisir les commandes et soulager les gens de cette tâche. Il faut trouver des outils capables de lire la commande, de sélectionner le patient, le médecin, le diagnostic, de faire tout ce travail autant que possible, de le retirer des mains des personnes et de l'intégrer dans le système.

Les outils qui nous permettront d'y parvenir seront ceux qui réduiront au minimum le nombre d'interventions humaines. C'est une question de confiance, n'est-ce pas ? J'ai donc utilisé Chat GPT et, Dieu merci, c'est génial, mais ça peut halluciner.

On ne veut pas sélectionner les mauvaises informations, il faut donc mettre en place des contrôles et des contrepoids, mais il y a des choses vraiment intéressantes qui arrivent. La technologie doit évoluer jusqu'à ce qu'on puisse retirer certaines tâches quotidiennes des mains des gens et les intégrer dans les systèmes. Et si on y arrive, on pourra réduire le temps de formation et le temps nécessaire pour qu'un nouvel employé soit pleinement opérationnel.

Si on peut réduire cet écart et intégrer autant que possible dans le système, on aura atteint nos objectifs.

Brian - Très bien. Erinn, chez Stockdale Radiology, vous envisagez d'acquérir un nouveau pack de gestion des risques qui va répondre à bon nombre des défis dont nous avons parlé. Tu peux nous en dire un peu plus à ce sujet et nous expliquer la direction que vous envisagez de prendre ?

Erinn - En fait, pour le système PACS, nous sommes exposés à des risques, nous utilisons RamSoft depuis plus de 15 ans et en sommes très satisfaits. Nous envisageons actuellement d'intégrer de nouveaux produits frontaux. On pense à un partenaire de RamSoft qui s'appelle Alpha Notice.

Ça va faire des trucs vraiment incroyables. Ça va nous éviter d'avoir quelqu'un à plein temps qui passe ses journées à traiter les commandes, et ça va éliminer les erreurs humaines. On est vraiment enthousiasmés par l'avenir de cette technologie.

Comme Lorenzo le disait, vous allez pouvoir réaffecter votre personnel à des tâches moins routinières. Il pourra être réaffecté au service client, ce qui est extrêmement important dans un cabinet d'imagerie indépendant. Vous savez, ils connaissent les grands noms du secteur.

Ils ne vont pas choisir un petit magasin de quartier comme premier choix pour leurs examens d'imagerie. Mais dans une communauté comme la nôtre, si on peut réorienter nos employés sans augmenter nos effectifs et en réduisant les coûts à tous les niveaux, on va gagner en précision grâce au logiciel. On ne sera plus dépendants des congés maladie ou des événements familiaux de nos employés.

Et on espère qu'en ayant plus d'interaction avec les patients et en évitant les tâches banales, on va garder nos employés plus longtemps et leur offrir un environnement de travail plus satisfaisant.

Brian - Très bien. Breda Drury chez RamSoft, tu peux nous parler un peu des outils informatiques proposés par RamSoft et peut-être nous expliquer un peu ce que fait Alpha Notice ?

Breda Drury, Responsable marketing produit clinique senior, RamSoft - On est tout aussi enthousiastes à propos des nombreux nouveaux produits basés sur l'IA qu'on ajoute à notre gamme RIS/PACS. On est à l'écoute de nos clients et on sait qu'on travaille avec Alpha Notice pour intégrer à notre plateforme et offrir à nos clients des fonctionnalités automatisées d'éligibilité, d'estimation des coûts des procédures, des copaiements et des tarifs contractuels des assurances.

Avoir ces chiffres à portée de main serait vraiment utile aux clients. En plus, tout ça avec un minimum d'intervention humaine, l'IA vérifie automatiquement les autorisations préalables et examine les exigences. Et ensuite, quel est le statut actuel ?

Ce message est envoyé à l'employé. Il peut consulter la liste de travail et voir le numéro d'autorisation et la date de début effective.

Brian - Très bien. Je rappelle à tout le monde que notre session de questions-réponses va commencer dans quelques instants. Tu peux cliquer sur l'onglet « Q&A » en bas de ton écran pour poser tes questions et on y répondra.

Lorenzo, Alpha Notice te semble-t-il être une solution qui pourrait résoudre bon nombre des problèmes dont on a discuté ici lors du webinaire ?

Lorenzo - Oui, on est encore en train de réévaluer de nombreuses technologies différentes, et Alpha Notice est l'une de celles qu'on examine. Je trouve ça super intéressant pour l'avenir, parce que beaucoup de systèmes disent qu'ils font une vérification automatique de l'éligibilité et certains peuvent même faire l'autorisation. Ils peuvent obtenir l'autorisation pour toi, et certaines assurances le permettent, pas vrai ?

Il y a donc des assurances qui te permettent de vérifier automatiquement l'éligibilité. Elles ont la configuration pour le faire. Medicare, par exemple, est génial.

Le problème, c'est que tout le monde ne le fait pas. Et dans le centre de la Californie, où on est, il y a plein de petites HMO, une Blue Cross HMO, qui sont des organismes privés, et elles ne prennent pas toujours en charge ce genre de choses. Du coup, on se retrouve avec une équipe divisée, tu vois ?

Tu as une partie qui peut faire les choses automatiquement, et une autre partie pour laquelle tu dois avoir du personnel qui va faire les choses manuellement. Et donc, en gros, tu ne peux pas faire ça. Il faut avoir une équipe capable de tout faire, car on ne sait pas vraiment quel sera le pourcentage de répartition.

Ce qui est super intéressant avec Alpha Notice, c'est qu'il existe des agents IA incroyables qui peuvent se rendre sur le site web, se connecter, lire le site et saisir les données du système d'information dont ils disposent.

C'est tout simplement formidable. Je pense que ça va être une énorme disruption qu'on ne comprend pas encore tout à fait, Je me demande comment ça va se développer, évoluer et devenir encore plus intelligent qu'aujourd'hui. Dans les années 90, quand la vitesse des processeurs, des Pentium, a explosé d'année en année, j'ai le sentiment que ça va se produire avec l'IA.

Et donc, ce qu'on voit aujourd'hui par rapport à ce qu'on verra dans six mois, ça va être comme un écart de plusieurs années-lumière. Je suis donc très enthousiaste à l'idée de ce qui nous attend, car cela nous permettra de voir plus de patients avec plus de précision et de faire un meilleur travail. Je ne peux pas vous dire à quel point je suis impatient de voir ce genre de choses.

Alpha Notice est l'un de ces outils, et nous sommes très enthousiastes à l'idée de pouvoir l'utiliser.

Brian - Eh bien, si certaines de ces solutions de codage basées sur l'IA peuvent t'aider à récupérer ce demi-million de dollars de refus de remboursement, tu vas payer le logiciel tout de suite, non ? Bien sûr. C'est très excitant.

On arrive à la fin de la table ronde. On va passer aux questions-réponses dans un instant. Je voulais juste demander à Lorenzo et Aaron s'ils avaient des conseils à donner aux cabinets indépendants qui envisagent d'acquérir des technologies pour les aider à gérer ces facteurs de stress.

Erinn, quel conseil donneriez-vous à quelqu'un qui est confronté aux mêmes défis que Stockdale Radiology et qui se dit : « Bon, je dois faire quelque chose de différent ici. Je devrais peut-être me pencher sur l'informatique. Que me suggérez-vous ? » Je dois changer quelque chose ici. Je devrais peut-être me tourner vers l'informatique. Que leur suggérerais-tu ?

Erinn - J'examinerais très attentivement ton cabinet. Commence par dresser une liste des défis que tu souhaites relever. Beaucoup de ces produits proposent des solutions partielles pour ce que tu essaies de faire.

Et comme on le sait tous, chacun de ces produits a un prix. C'est pour ça qu'on a décidé de contacter RamSoft et de leur dire : « Bonjour, on a besoin d'une solution unique. Ils ont relevé le défi et font appel à des partenaires pour nous offrir un guichet unique, car il est important d'avoir un coût mensuel fixe pour pouvoir établir un budget.

Et développer votre activité à partir de là. Connaissez votre activité. Connaissez-la sur le bout des doigts.

Examinez chaque refus et identifiez précisément vos défis. Puis partez à la recherche de solutions et assurez-vous qu'elles répondent à tous vos besoins. Vérifiez-les.

Parce qu'on sait tous que chaque commercial va vous présenter son produit sous son meilleur jour. Et puis, il y a la fonctionnalité. Assurez-vous d'avoir une équipe capable de connaître tous les aspects de cette intégration.

Je vois tellement de cabinets indépendants qui se contentent de faire confiance au produit. Si vous pouvez vraiment vérifier tout ce dont vous allez avoir besoin, vous pourrez planifier l'avenir. Fais une liste de ce dont tu as absolument besoin.

Fais une liste de ce qui serait sur ta liste d'or. Et tu pourras vraiment voir à quel point les choses vont changer. J'étais moi-même très opposé à l'IA.

Je pensais qu'on ne pouvait pas remplacer le contact humain. Puis Lorenzo a rejoint mon équipe et m'a complètement fait changer d'avis. Il m'a complètement convaincu, car je peux vraiment me concentrer sur les soins aux patients en m'assurant que les fax sont traités et que les éligibilités sont correctes.

Et on veut tous obtenir une demande de remboursement claire dès le début. Car plus on touche à cette demande, plus il est coûteux de récupérer l'argent. Et soyons réalistes.

On parle de 30 dollars pour une radiographie et on se bat pour chaque dollar sur une IRM. Tout ça devient essentiel pour réussir, pour que ton cabinet marche bien.

Brian - Très bien. Et tu sais, c'est un excellent point. Ce que tu dis, c'est que la promesse de l'IA n'est pas seulement de prendre en charge un tas de tâches effectuées par les humains.

Elle prend en charge les tâches banales et peut-être les fait-elle mieux, afin que les humains puissent se concentrer sur ce qu'ils font le mieux, à savoir l'interaction humaine, n'est-ce pas ? Alors, Lorenzo, j'aimerais avoir quelques conseils similaires de ta part. Et ensuite, Breda, tu pourrais peut-être donner quelques conseils du point de vue du fournisseur, Ramsoft.

Lorenzo, quels conseils donnerais-tu à quelqu'un qui souhaite automatiser davantage son service de radiologie ?

Lorenzo - Je pense qu'Erinn, c'est vraiment un plaisir de travailler avec quelqu'un comme elle. Je pense qu'on n'a pas vraiment parlé d'un autre outil qu'on regarde, Maverick, le moteur de codage IA. Ce qui est cool avec RamSoft, c'est qu'ils nous aident vraiment à faire le meilleur choix dans ce genre de choses.

Maverick est un outil de codage IA qu'on a regardé, et ils font un travail incroyable. Ils disent avoir une précision de codage allant jusqu'à 97 %. Le problème avec Maverick, c'est qu'on n'est pas assez gros pour être un partenaire direct ou un client direct, mais ils ont pu bosser avec RamSoft, qui facilite un peu cette relation.

Ce qui est cool avec RamSoft, c'est qu'ils aident les petites entreprises comme nous à grandir et nous mettent en contact avec des fournisseurs de niveau entreprise comme Maverick. Et pour Maverick, ça facilite beaucoup les premiers paiements, car on n'a pas besoin de payer un codeur cher pour tout faire. C'est vraiment génial.

Donc, je pense que, comme Erinn l'a dit, il faut bien connaître son business. Tu dois savoir ce qui te pose problème. Tu dois comprendre ce qui cause ces problèmes et commencer à améliorer ton flux de travail en fonction de ce que ces problèmes te disent.

Ce sont tes indicateurs de performance, pas vrai ? Donc, si tu en as beaucoup ici ou là, ça t'aidera à identifier précisément les faiblesses de ton processus. Et c'est vraiment là que tu dois concentrer ton attention.

Brian - Breda, en tant que fournisseur chez RamSoft, quels conseils donneriez-vous à un cabinet indépendant qui souhaite automatiser davantage ses processus informatiques ?

Breda - Oui, il faut absolument rester en contact étroit avec RamSoft, avec vos représentants du service clientèle et vos commerciaux, et leur faire part de ce que vous trouvez utile et précieux. Cela vous sera utile au quotidien, dans un environnement réel. Il existe plein d'IA différentes et on serait ravis de te montrer ce qui est disponible maintenant pour faire la différence dans ton cabinet.

Il suffit de trouver celle qui résout vraiment un problème et qui améliore aussi la qualité des soins dans ton établissement. Alors, reste en contact étroit et communique souvent avec nous sur les solutions. Tu ne connais peut-être pas les solutions, mais si tu nous envoies un message, si tu nous fais part de tes problèmes, on pourra te présenter un bon logiciel d'IA.

Brian - Très bien, très bien. Bon, ça nous amène à notre session de questions-réponses. Si t'as des questions, clique sur le bouton « Q&A » en bas, et on va continuer jusqu'à quelques minutes avant le début de l'heure.

Question : Où vois-tu des bouleversements dans ce domaine ?

Penses-tu que les agents IA sont suffisants pour t'aider dans cette aventure ? Lorenzo, tu veux répondre en premier ?

Lorenzo - Ouais, je pense que si tu regardes le processus actuel, les fax papier arrivent, les commandes par e-mail arrivent, peu importe comment tu reçois tes commandes, elles arrivent toutes au même endroit, pas vrai ? Une équipe doit traiter ces commandes. Et quand tu fais ça, quelqu'un doit les examiner, les comprendre, puis les traduire dans ton système d'information, quoi que cela signifie.

Si tu disposes d'un agent IA capable de faire tout cela automatiquement, la qualité ne peut que s'améliorer. L'IA peut certes se tromper, mais l'idée derrière l'IA est qu'elle peut être évaluée de manière programmable, n'est-ce pas ? Il y a donc une attente qui consiste à se demander dans quelle mesure vous pensez que l'agent IA est capable d'identifier le nom du patient.

Dans quelle mesure pensez-vous qu'il est sûr de cette correspondance ? Vous pouvez lui dire que vous souhaitez attendre davantage pour la date de naissance et l'orthographe du nom, peut-être le nom de famille, peut-être que vous souhaitez inclure l'adresse. Ce que je veux dire, c'est que tu peux donner à l'IA tous les outils nécessaires pour qu'elle soit aussi fiable que tu le souhaites, et que tu peux toujours présenter le résultat à un humain pour confirmation.

Mais elle ferait ce que les humains ne savent pas bien faire, c'est-à-dire taper des infos de manière répétitive. On n'est pas doués pour ça, et l'ordinateur est bien meilleur. Je pense donc qu'il y a une énorme opportunité de disruption dans ce seul domaine. L'IA peut rapidement parcourir ta base de données et trouver des correspondances pertinentes, peut-être des patients en double. Chaque commande peut donc améliorer les soins prodigués aux patients en garantissant qu'il existe un antécédent pertinent pouvant être comparé à l'étude du jour. Ce n'est qu'un exemple parmi d'autres, celui des commandes entrantes, mais il montre qu'il existe une énorme opportunité de bouleverser complètement les paradigmes existants et d'améliorer considérablement la qualité et la précision de la saisie des données.

Question : On a parlé des avantages de l'IA et de tout ce qu'elle peut faire, etc. Mais quels sont les obstacles à l'adoption de l'IA et à l'automatisation des flux de travail basée sur l'IA ?

Je veux dire, pensez-vous que le personnel n'est pas enthousiaste à ce sujet ? Aaron, voyez-vous des obstacles qui pourraient empêcher les gens d'atteindre ce nirvana des flux de travail basés sur l'IA ?

Erinn - Absolument. Je veux dire, il y a toujours des défis et des craintes qui accompagnent une nouvelle technologie. Honnêtement, notre équipe est vraiment enthousiaste.

Le volume considérable de fax que nous recevons, le fait de devoir vérifier l'éligibilité et dire à un patient qu'il a rendez-vous le premier du mois prochain, puis de devoir revenir en arrière et retravailler ce dossier. Tu sais, on craint que cela réduise la main-d'œuvre humaine. Ce n'est pas notre intention.

On est à un moment où on doit soit embaucher beaucoup, soit augmenter la présence de nos employés. On prévoit donc de mettre en place le logiciel, puis de rediriger nos employés vers le service client. Il y a des défis à relever.

Tous ces logiciels d'IA sont basés sur le cloud. Que se passe-t-il en cas de problème d'Internet ? Il y a aussi des défis à relever.

Et si le logiciel tombe en panne ? Votre personnel sera-t-il suffisamment formé pour continuer à travailler sans le logiciel jusqu'à ce qu'il soit rétabli ? Même si vous utilisez Chat GPT, Chat GPT peut passer l'examen du conseil médical, mais peut-il comprendre les processus quotidiens de votre entreprise ?

Vous savez, l'IA est en plein essor et évolue rapidement. Sera-t-elle bientôt personnalisable en fonction des besoins individuels de chacun ? Non, non, ce ne sera pas le cas.

Va-t-elle résoudre les nombreux défis auxquels nous sommes confrontés avec nos employés, notre croissance rapide et la nécessité de prendre en charge les patients plus rapidement ? Je pense que ça va aider. Ça va vraiment aider.

Brian - Lorenzo, qu'en penses-tu ? Selon toi, quels sont les obstacles potentiels chez Stockdale Radiology ?

Lorenzo - Eh bien, l'intégration des systèmes est toujours un aspect important à prendre en compte. Est-ce que ta solution s'intégrera bien au système de DME que vous utilisez ? Le coût.

L'IA est une bête qui consomme beaucoup d'énergie. Le coût informatique et le nombre de processus disponibles. Elon parlait justement des choses incroyables qu'ils ont dû faire pour obtenir la nouvelle version de votre propre tasse et les 200 millions de GPU ou quelque chose comme ça.

Je veux dire, ça demande beaucoup de puissance. Il y a beaucoup de traitement à faire et ça ne va pas être bon marché, mais il y a aussi la résistance du personnel et la formation, tu vois, est-ce que les patients vont accepter qu'un agent IA les appelle ?

Tu sais, ça ne sera peut-être pas 100 %. Je pense donc qu'il faut avoir des attentes réalistes en matière d'adoption, dans tous les sens du terme, de la part de ton personnel, de tes prestataires référents, de tes patients, et qu'il faut tenir compte de tous ces éléments, sans s'attendre à un taux d'adoption de 100 %. Cependant, sur 100, si je peux obtenir un certain pourcentage d'adoption et peut-être une courbe de croissance, cela contribuerait certainement à réduire mes dépenses.

Ce n'est pas parce que ce n'est pas 100 % que ça n'a pas de valeur. Je pense qu'il y a plusieurs obstacles, mais ce sont juste des choses à prendre en compte lors de l'adoption.

Question : Tu penses que l'avenir réside dans l'hébergement cloud ou l'auto-hébergement dans le domaine de l'imagerie médicale ?

Erinn - À mon grand regret, tout va probablement passer par le cloud. On a choisi l'auto-hébergement pour beaucoup de choses, mais le cloud semble être la voie choisie par la plupart des fournisseurs. Il est donc extrêmement important de disposer d'une infrastructure offrant le type de connectivité souhaité.

Ça ne t'empêchera pas d'avoir besoin de serveurs sur place et d'une super infrastructure qui te protège, mais c'est important d'avoir une infrastructure avec des sauvegardes, différentes façons de se connecter et des moyens de réduire les temps d'arrêt.

Brian - Juste une petite question rapide, une question d'organisation. Il y aura un enregistrement de cette discussion que tu pourras regarder à la demande, donc si ça t'intéresse, on sera là. C'est une super question de Shabir.

Pour la plupart des entreprises, les avis et les évaluations des clients sont importants. Beaucoup de centres d'imagerie reçoivent de mauvaises évaluations pour des raisons simples, comme un manque d'attention envers les patients, une mauvaise communication ou des erreurs de facturation. Je comprends que le personnel soit un défi, alors comment la technologie peut-elle aider ?

C'est un peu le thème de tout le webinaire, mais Lorenzo, en quelques mots, comment tu veux aborder ça ?

Lorenzo - Ouais, bon sang, j'aimerais qu'on puisse répondre plus vite au téléphone. On a un gros volume et on ne peut pas embaucher 3 000 personnes dans un centre d'appels. On a donc des limites.

Il y aura toujours des contraintes d'approvisionnement, et c'est juste un exemple parmi d'autres de ce qui peut contribuer à de mauvaises évaluations. D'un autre côté, si tu reçois, comme je l'ai dit avant, 100 commandes, tu peux utiliser la technologie pour t'aider à les traiter, par exemple en envoyant un SMS aux patients pour qu'ils prennent eux-mêmes rendez-vous. Tu peux peut-être utiliser un agent IA qui parle comme un humain et qui peut prendre les rendez-vous sans qu'un humain ait à le faire.

Peut-être que le patient essaie de prendre lui-même son rendez-vous avec ton agent, mais que ça devient compliqué, et qu'il demande à parler à un agent humain. Ouais, il faut une approche hybride pour que les patients aient plus de temps et d'attention pour les choses complexes. Je pense que tes radiographies thoraciques et certaines de tes mammographies de dépistage sont assez simples.

J'utilise ce mot de manière vague.

Brian - Rien de simple.

Lorenzo - Ouais, mais ce n'est pas comme une scintigraphie osseuse en médecine nucléaire en plusieurs parties. Mais je pense que certaines de ces choses qui sont assez faciles à planifier et à gérer soi-même, je pense que le fait de les classer dans différentes catégories et de laisser les patients planifier eux-mêmes quand cela a du sens, puis de faire appel à un humain permettra probablement d'accorder plus d'attention au patient. Ensuite, on peut utiliser les outils d'IA pour identifier le test et le coder afin qu'il soit facturé et payé correctement dès la première fois.

Si on ne code pas les choses et qu'elles sont refusées, le patient se retrouve avec la facture, ce qui ne le rend pas heureux. Un travail de qualité doit donc être effectué tout au long du processus, et pas seulement à une étape.

Brian - Il semble vraiment important que, même si l'IA se charge de toutes ces tâches routinières, les patients aient la possibilité de s'adresser à un humain s'ils en ont besoin.

Lorenzo - Tout à fait.

Brian - On a tous déjà vécu cette expérience infernale avec les messages vocaux, et il n'y a rien de plus énervant que ça. Erin, t'as des idées là-dessus ? Comment on peut s'assurer que les patients sont satisfaits quand on adopte ces outils technologiques, comment on peut s'assurer qu'ils sont contents de ce qu'on leur propose ?

Erinn - Tout à fait. Il faut garder à l'esprit que les avis sont laissés par des patients qui viennent vous consulter parce qu'ils ont des problèmes de santé. Je pense que le public en est conscient lorsqu'il lit ces avis.

Le mieux que vous puissiez faire est donc d'offrir le meilleur service possible à ces patients. L'IA va t'aider à les recevoir plus rapidement. Leur dossier sera exact.

Un humain peut mal lire ce qu'un médecin a écrit, l'IA va essayer de faire de son mieux et ne signalera que les exceptions au personnel sur place. Comme je l'ai déjà dit, le fait de libérer le personnel des tâches qui ne concernent pas les patients grâce à l'IA te permet de le consacrer au service à la clientèle. Ainsi, le client se sent pris en charge.

Il peut être reçu plus rapidement. Leur dossier sera exact. Leur éligibilité sera exacte.

Ils ne seront pas surfacturés sur leurs franchises et leurs quotes-parts. Ils obtiendront leurs résultats plus rapidement grâce aux solutions que nous envisageons. On cherche de meilleurs portails pour les patients.

On cherche à accélérer la prise de rendez-vous et l'accès aux examens. Je suis vraiment désolé. Et ensuite, on facturera avec précision.

Ainsi, ils ne recevront pas de relevé étrange. Ils n'auront pas à nous appeler pour nous demander pourquoi ils reçoivent soudainement cette facture parce que leur assurance n'a pas répondu. L'IA ne va pas forcément mettre fin aux révisions.

Elle va te permettre de mieux gérer les soins pour éviter les révisions dès le départ.

Question : On a vraiment besoin d'une solution d'accueil des patients pour la réception de RamSoft. Qu'est-ce qui est prévu et quand sera-t-elle disponible ?

Breda - Contacte-nous sur ramsoft.com ou info@ramsoft.com et on sera ravis de te présenter des options vraiment intéressantes.

Question : Que pensez-vous du niveau de précision et de productivité lors du passage à un processus de facturation automatisé ?

Lorenzo - Voilà ce que nous faisons. Et il est vraiment important de souligner ce point dès le début : si vous faites une estimation, sur quoi basez-vous cette estimation ? Vous devez vraiment faire une estimation basée sur ce que sera réellement l'examen.

Il faut donc commencer par identifier le plan. Tu ne peux pas obtenir l'éligibilité si tu n'as pas le bon plan. Et si tu n'as pas de contrat, tu ne seras pas payé.

Donc, à mon avis, ça doit se dérouler dans cet ordre. On pourrait penser que l'examen est couvert en même temps que tu comprends le plan. Mais s'ils demandent un scanner thoracique et qu'ils recherchent des calculs rénaux, ça n'a pas vraiment d'importance.

Tu obtiens donc l'autorisation pour un scanner thoracique. Tu fais le scanner, mais ce n'est pas ce qu'ils cherchaient. Tu n'as aidé personne.

Il faut donc vraiment suivre un certain ordre pour optimiser les choses. Et si je te parle de ça, c'est parce que la question portait sur la mise en place de flux de travail. C'est un domaine où si tu mets des données erronées, tu obtiens des résultats erronés.

Donc, plus tu identifies et enregistres la vérité dans ton examen, dès le début, dès que tu trouves la vérité, plus tu la documentes et la transmets au membre suivant de l'équipe, puis au technicien, puis au radiologue. Tu finiras par facturer le cas le plus fidèle à la réalité. Et tout ça, c'est l'assurance, le nom du patient, son orthographe, sa date de naissance, son numéro d'adhérent, toutes ces informations font partie de la vérité, y compris l'examen, le code CPT et le DX.

Il faut le faire tout au long du processus. Et si tu peux le faire du début à la fin, au moment où tu seras prêt à soumettre la facture, ton automatisation de la facturation aura un taux de réussite bien plus élevé qu'autrement. Et c'est vraiment le secret : historiquement, on se contente de refiler le tout à la société de facturation, puis on se plaint que notre taux de recouvrement n'est pas élevé.

On doit vraiment comprendre ce qui cause nos refus et travailler à rebours dès le début, en cherchant la vérité dès la première fois. C'est la partie difficile de ce métier, c'est contre-intuitif, mais c'est comme ça qu'on fait nos marges ici. C'est comme ça qu'on doit faire.

Question : Pensez-vous que la réduction des temps d'imagerie peut améliorer la satisfaction des patients et dans quelle mesure est-ce important pour vous ? Prenez-vous des mesures pour y parvenir ?

Erinn - Réduire les temps d'imagerie ou les temps d'attente ?

Brian - Il est question de temps d'imagerie. Donc peut-être les deux.

Erinn - Peut-être les deux. Qui a envie de rester plus longtemps dans un IRM ? Si on parle de scanners, c'est évident.

Je pense qu'un temps de scan plus court avec l'aide de l'IA rendrait l'expérience moins douloureuse pour le patient. Mais il faut trouver le juste équilibre entre le confort du patient et la qualité de l'imagerie. On n'a pas l'intention de réduire la qualité de l'imagerie ou le niveau de soins que nos patients reçoivent.

Donc, on est en train d'installer un nouvel IRM. Le logiciel qui l'accompagne est tout simplement incroyable. Il va réduire la durée des examens, diminuer l'anxiété des patients, sans compromettre la qualité des images.

C'est exactement ce qu'on recherche dans toute modalité. En ce qui concerne les délais d'attente, oui. Je crois que notre concurrent, juste à côté, met trois semaines avant de vous appeler.

Vous savez, accueillir les gens plus rapidement, répondre à leurs questions sur leur santé, les rassurer sur la santé de leur bébé, s'assurer qu'ils ne sont pas atteints d'un cancer lors d'une mammographie. Tout ça, ça augmente la satisfaction des patients et ça nous permet de bien faire notre boulot. Tu vois, tout ça contribue à la satisfaction des patients.

Et puis, bien sûr, il faut avoir le personnel le plus attentionné et le plus professionnel possible quand ils arrivent.

Brian - D'accord. Très bien. J'aimerais donner à tout le monde l'occasion de faire quelques réflexions finales avant de conclure.

Lorenzo, tu peux peut-être résumer tout ça et donner à notre public quelques pistes de réflexion pour l'avenir de l'IA et de l'automatisation des processus basés sur les technologies de l'information ?

Lorenzo - Tu sais, je pense que connaître sa facturation, comprendre d'où viennent les refus et ce qui les provoque est probablement le point de départ de toute pratique. Je pense que l'IA offre des opportunités incroyables pour l'avenir. Explorez comment ces technologies peuvent vous aider dans votre cabinet.

Et je pense que le plus important à retenir, c'est que tout ce que vous pouvez tirer de vos employés, de leurs connaissances, de leurs manuels, de toutes ces sources, et intégrer dans le système sous forme de fonctionnalités logicielles basées sur des règles, va vous aider dans votre pratique. Plus tu dois compter sur quelqu'un pour se souvenir de choses ou consulter un manuel de référence, plus tu vas faire d'erreurs, ce qui va entraîner plus de refus. Donc, intègre ces éléments dans la solution logicielle et tu obtiendras des résultats incroyables.

Brian - Très bien. Breda, as-tu quelques réflexions pour conclure le webinaire d'aujourd'hui ?

Breda - Bien sûr, Brian. Chez RamSoft, on écoute nos clients. On voit qu'ils sont dans une situation difficile.

C'est un mix d'activités pas viable avec des coûts opérationnels en hausse, un manque de personnel qualifié, des volumes élevés et des processus de travail obsolètes. On s'occupe de ces problèmes et on aimerait savoir comment on peut t'aider.

Brian - Très bien. Erin, qu'en penses-tu ? Que dirais-tu de quelques bots pour conclure le programme d'aujourd'hui ?

Erinn - Oh, mon Dieu. Tu sais quoi ? L'IA, c'est passionnant.

L'IA va vraiment aider les cabinets qui n'ont pas le même pouvoir de négociation que les grandes entreprises. Tu vois, ça va vraiment nous aider à offrir le type de soins que nous voulons. Et on a une opportunité incroyable, car on peut offrir un niveau de soins que les grandes entreprises ne peuvent pas offrir avec leur structure.

Grâce à l'IA, on peut retrouver l'ambiance d'une petite ville tout en offrant d'excellents soins, mais il est impératif qu'on l'adopte, car on reçoit les remboursements les plus bas depuis 30 ans. Je crois que la baisse est de 15 % par rapport à 2008. Tu sais, on doit être efficaces.

On doit être efficaces. Et on doit mettre nos employés là où ils sont vraiment utiles.

Brian - J'adore le fait que l'IA puisse vous aider à retrouver cette ambiance de petite ville. Je pense que ça résume bien l'ensemble du programme d'aujourd'hui. Eh bien, je voudrais remercier tout le monde.

Je voudrais remercier nos panélistes, Erin Suadi et Lorenzo Michaels de Stockdale Radiology et Breda Drury de Ramsoft. Merci d'avoir été avec nous aujourd'hui. On remercie aussi notre public.

Merci d'avoir participé à l'émission et d'avoir posé toutes ces questions intéressantes. Pour rappel, cette émission sera disponible à la demande. Abonnez-vous à Imaging Wire pour recevoir le lien. Encore une fois, merci à tous.

Je voudrais remercier tout le monde dans notre public et vous dire au revoir pour Imaging Wire. Je m'appelle Brian Casey.

 

Résumé du webinaire

La discussion a porté sur les défis liés à l'auxquels sont confrontés les cabinets d'imagerie indépendants et sur la manière dont la technologie , l'IA et l'automatisation peuvent aider à les surmonter.

Principaux défis des cabinets d'imagerie indépendants

1. Baisse des remboursements
   
   • Les taux de remboursement de Medicare ont considérablement baissé depuis 2008.
   • Les assureurs privés suivent souvent le mouvement, ce qui réduit la rentabilité.
 
2. Pénurie de personnel
   
   • Difficulté à recruter et à retenir les techniciens en radiologie et les médecins.
   • La hausse des salaires rend la concurrence avec les hôpitaux plus difficile.
 
3. Problèmes de facturation et de remboursement
   
   • Les taux de refus élevés entraînent des pertes financières (par exemple, Stockdale Radiology a enregistré 500 000 dollars de refus en 6 mois).
   • Complexité de la composition des payeurs et des conditions d'éligibilité à l'assurance.
4. Inefficacités opérationnelles
   
   • Gestion de gros volumes d'admissions de patients, de la planification et des erreurs de codage.
   • Besoin d'automatisation pour rationaliser les flux de travail et réduire la charge administrative.

Solutions technologiques et d'IA

1. Automatisation des flux de travail grâce à l'IA
   • Réduit les erreurs de saisie manuelle des données.
   • Aide à l'admission des patients, à la vérification de l'admissibilité et au traitement des demandes de remboursement.
2. Facturation et codage basés sur l'IA (par exemple, Maverick AI)
   
   • Améliore la précision des demandes de remboursement, réduisant ainsi les refus.
   • Permet aux petits cabinets de fonctionner comme de grandes entreprises.
 
3. Solutions basées sur le cloud et assistants IA (par exemple, Alpha Notice)
   
   • Automatise la vérification des assurances et les autorisations préalables.
   • Améliore la planification des rendez-vous et la communication avec les patients.
4. Amélioration de l'expérience patient
   
   • Planification plus rapide des rendez-vous et des résultats.
   • Plus de temps pour des soins personnalisés aux patients.

Points clés et recommandations

• Comprenez les défis de votre cabinet et identifiez les points faibles en matière de facturation, de personnel et de flux de travail.
• Adoptez l'IA et l'automatisation pour réduire la charge administrative et améliorer l'efficacité.
• Évaluez soigneusement les solutions technologiques pour vous assurer qu'elles s'intègrent bien avec vos systèmes existants.
• Utilisez l'IA pour améliorer l'expérience des patients, et pas seulement pour réduire les coûts.
• Mettez l'accent sur le service à la clientèle, en tirant parti de l'automatisation pour libérer du personnel qui pourra se consacrer aux soins des patients.

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Conclusion : L'IA ne remplace pas les humains, elle permet au personnel de se concentrer sur les soins aux patients et l'efficacité opérationnelle, rendant ainsi les centres d'imagerie indépendants plus compétitifs et plus durables.

 

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