Dicas e insights Prática independente de imagem

Ideias e dicas para ajudar os consultórios independentes de imagem a prosperar em 2025 - fevereiro de 2025

Brian Casey, editor-chefe, Imaging Wire - E aí, galera. Olá e bem-vindos ao webinar de hoje, Ideias e dicas para ajudar os consultórios independentes de imagem a prosperar em 2005, em parceria com a RamSoft e a Stockdale Radiology. Meu nome é Brian Casey.

Sou editor-chefe do The Imaging Wire. Temos um ótimo programa para vocês. Vamos começar com um painel de discussão sobre alguns dos desafios que as clínicas de imagem enfrentam hoje e como as novas tecnologias de TI oferecem uma solução. Depois, abriremos espaço para perguntas na segunda metade do webinar.

Vocês podem fazer perguntas a qualquer momento usando o botão Q&A na parte inferior da tela. Nossos palestrantes são Lorenzo Michaels, especialista em ciclo de receitas e gestão de clínicas na Stockdale.

Além disso, Breda Drury é gerente sênior de marketing de produtos clínicos na RamSoft, uma empresa líder em soluções de pacotes de risco baseados em nuvem. E, por último, Erinn Suadi, cofundadora e gerente de prática da Stockdale Radiology, uma clínica de imagem independente com quatro centros na Califórnia.

Não é segredo que as clínicas de imagem independentes estão sob muita pressão atualmente, desde custos com pessoal e equipamentos até reembolsos. Lorenzo, você pode falar sobre alguns dos desafios que as clínicas independentes estão enfrentando agora e talvez como as coisas mudaram nos últimos 10 ou 15 anos?

Lorenzo Michaels, especialista em ciclo de receitas da Stockdale Radiology - Sim, tem sido uma tempestade perfeita de queda na receita do nosso lado do reembolso, falta de pessoal qualificado, especialmente desde a COVID, por algum motivo. Apenas as demandas gerais da complexidade da combinação de pagadores. Havia muitos planos de saúde na Califórnia.

Os planos gerenciados estão surgindo a cada dia. Você sabe, onde você vai para obter autorização para essas coisas? Onde você vai verificar a elegibilidade?

Todos esses planos estão apenas adicionando muita complexidade e tentando gerenciar uma equipe contínua que está entrando e saindo. Estamos competindo na Califórnia, onde o salário mínimo subiu para US$ 25 por hora nos hospitais. E embora os centros de imagem menores tenham sido amplamente isentos disso, alguns outros lugares, como os serviços de atendimento de urgência, não foram.

Estamos competindo com hospitais por basicamente o mesmo tipo de funcionário com as mesmas habilidades. Isso coloca muita pressão sobre os centros de imagem que ainda enfrentam reembolsos baixos por esses exames.

Brian - Erinn, que tipo de desafios você está enfrentando na Stockdale?

Erinn Suadi, cofundadora e gerente de prática da Stockdale Radiology - Bem, estamos descobrindo que é mais difícil reter funcionários, é claro. Desde 2020, os funcionários têm prioridades diferentes em suas vidas pessoais, bem como seu nível de dedicação ao trabalho. Nós, é claro, temos os mesmos desafios que a maioria das grandes empresas com as quais competimos: encontrar médicos e pessoal qualificado.

Brian - Lorenzo, você mencionou o reembolso e que ele tem estado realmente em risco ultimamente. Houve muitos cortes nos reembolsos do Medicare, e tenho certeza de que os reembolsos privados seguiram o mesmo caminho. Quão forte tem sido a pressão sobre os reembolsos nos últimos dois anos?

Lorenzo - Tem sido significativa. Se você voltar, e acho que Aaron tem esses números. Se você voltar, digamos, a 2008, acredito que o fator de conversão do Medicare era de cerca de 38, 39, e agora é 32.

Só para contextualizar, uma ressonância magnética do cérebro teria sido reembolsada naquela época em cerca de US$ 1.000, e agora estamos recebendo cerca de US$ 300 por ela. Portanto, os salários continuam a diminuir, e isso se os RVUs permanecerem os mesmos. E, como sabemos, os valores dos RVUs tendem a cair com o tempo.

Por alguma razão, o trabalho fica mais fácil, suponho. Mas não, não é bem assim. Então, estamos tendo um trabalho que é pago de forma menos consistente a cada ano.

E mesmo do ano passado para este ano, houve uma queda de 2,3%, 2,5%. Portanto, não há luz no fim do túnel, ao que parece, para o lado da receita. Isso torna o ambiente muito difícil para nós, especialmente com a inflação, para os funcionários, é difícil para eles. Todos estão sentindo o aperto.

Brian - Lorenzo, você mencionou os funcionários. Aaron, você pode falar um pouco sobre o desafio de contratação de pessoal? Porque outra grande questão que temos acompanhado muito no Imaging Wire são as questões relacionadas à contratação de pessoal.

E há falta de técnicos em radiologia, falta de radiologistas. Quero dizer, quão grave é isso? E como vocês lidam com isso?

Erinn - Bem, temos muita sorte de ter uma equipe que, pelo menos na área médica, é extremamente dedicada e está conosco há bastante tempo. Percebemos que, quando temos uma vaga, não leva duas semanas para substituir alguém. Você passa um ou dois meses recrutando pra conseguir resolver isso.

E, principalmente nessa área, onde, você sabe, a gente pode estar na Califórnia, mas estamos no centro. Não é uma área que as pessoas pensam: “Ok, é exatamente onde eu gostaria de morar”. Radiologistas são definitivamente os mais difíceis.

Você sabe, você pode conseguir um candidato muito qualificado e trazê-lo pra cá, mas ele não necessariamente se encaixa em um ambiente ambulatorial. Definitivamente, temos mais contato com nossos médicos solicitantes, e eles exigem um toque mais personalizado quando se trata de entregar esses resultados.

Brian - E você acha que isso está chegando a um ponto em que está começando a afetar o atendimento ao paciente?

Erinn- Sim, com certeza. Há um grande atraso na nossa área. Sabe, todos os centros, nós, como independentes, e as entidades maiores ao nosso redor, todos têm grandes atrasos.

Brian - Uau. Posso imaginar. Lorenzo, quais são algumas das outras questões que estão surgindo?

E quanto à codificação? Você sabe, a codificação é muito importante para garantir que os procedimentos que você está realizando sejam codificados com precisão para que você possa obter o reembolso. Você está vendo mais recusas de pedidos de reembolso?

Porque uma das questões que surgiu é que talvez as pessoas não sejam tão habilidosas tecnicamente quanto costumavam ser.

Lorenzo - Sim, a codificação é definitivamente parte disso. Acho que nossas recusas, você sabe, temos muitas recusas. Acho que isso não é tão incomum.

Mas em uma unidade de atendimento como a Radiologia, onde as margens são baixas, você sabe, falamos sobre a queda nas receitas e o aumento dos custos. Portanto, as margens estão sempre reduzidas. Então, tudo depende de fazer as coisas com muito mais eficiência.

Agora é urgente fazer as coisas com eficiência, embora sempre tenhamos querido fazer isso. Sempre falamos sobre isso. Sempre, sabe, esse é sempre o objetivo.

Está chegando a um ponto em que não é mais opcional. Precisamos encontrar todas as oportunidades para fazer as coisas com mais eficiência, ou as recusas vão roubar todas as nossas margens. Só nos últimos seis meses, somos uma pequena clínica privada e estamos com meio milhão de dólares em recusas que representam todo tipo de coisa.

Ajustes contratuais, pacientes que não podem ser identificados como nossos segurados, códigos DX errados. Você escolhe, tem muitas coisas diferentes. Então, você sabe, a codificação definitivamente faz parte disso.

Parte disso é apenas a complexidade de tantos pacientes chegando tão rapidamente para um reembolso muito baixo. Então, você precisa trabalhar rápido e com precisão. E esse é o desafio.

Brian - Você disse meio milhão de dólares em reclamações negadas?

Lorenzo - Sim. E isso só nos últimos seis meses. Então, sim.

Então, essas são coisas que eu acho que toda clínica tem, sabe, toda clínica tem contas a receber com as quais precisa lidar. Então, olhando para o número de participantes na chamada, não acho que isso seja muito, sabe, não é incomum. Vai ter um grande AR.

Acho que o objetivo disso é apenas ilustrar que há uma oportunidade de recuperar nossas margens com bons processos e melhores soluções de software. E isso não é mais uma opção. É absolutamente uma necessidade.

E temos que encontrar novas ferramentas para fazer esse trabalho de alto volume e baixa margem com mais eficiência do que nunca.

Brian - Ótimo. Bem, é exatamente sobre isso que vamos falar daqui a pouco. Então, Lorenzo, você pode nos explicar o processo da Stockdale para admissão, processamento e agendamento de pacientes? É muito importante garantir que tudo seja feito de forma eficiente, pois isso também afeta a forma como os pacientes veem a sua clínica.

Você pode nos explicar o que você faz?

Lorenzo - Claro. Acho que temos alguns slides sobre isso. Não tenho certeza se nosso processo é muito diferente do da maioria das pessoas.

Então, o que fazemos é acompanhar algumas coisas diferentes. Uma é o seguro. A segunda é o pedido.

E então analisamos os requisitos do pedido. Então, eu posso mostrar isso se você precisar.

Brian - Eu estava com dificuldade para entender isso.

Lorenzo - Então, do nosso lado, o que estamos tentando focar primeiro é qual é o plano de seguro que o paciente tem? Temos contrato com ele? O paciente é elegível e quem são os fiadores?

Pela nossa experiência, essas coisas são os primeiros passos que devem ser dados. Você pode trabalhar de várias maneiras diferentes nesse processo, mas, pela nossa experiência, você não pinta o carro antes de montá-lo. Então, se você fizer as coisas na ordem errada, pode perder tempo.

E você não quer fazer isso. Então, a gente realmente procura saber quais são os requisitos do plano de seguro. Depois disso, a gente verifica o pedido.

O pedido está completo? O pedido faz sentido? Demos contraste a um paciente em que o contraste poderia realmente obscurecer os resultados?

Ou eles não pediram contraste e precisamos dele para encontrar o que o médico está procurando? Então, temos uma equipe que procura essas coisas. O pedido faz sentido?

O DX faz sentido? O código de diagnóstico faz sentido? Esse é um código pagável para esse exame?

Todas essas coisas devem ser avaliadas para garantir que você será pago. Às vezes, a pressão é apenas fazer o que o médico pediu. Bem, infelizmente, alguns dos profissionais não são especialistas em radiologia.

Eles não entendem que o que estão procurando está, na verdade, em uma parte diferente da anatomia do que estão pedindo. Além disso, eles são difíceis. Eles simplesmente não sabem.

Então, nós somos os especialistas. Tentamos orientá-los da maneira mais gentil possível. Então, qual é o seguro?

Temos contrato? O paciente é elegível? A partir daí, qual é a ordem?

Faz sentido? E depois disso, o seguro cobre esse exame? Então, isso precisa ser feito realmente nessa ordem.

E se você fizer isso nessa ordem, terá muito mais chances de receber o pagamento e estará maximizando o tempo da sua equipe. Portanto, não faz sentido olhar para o exame e verificar se o seguro cobre. Se o seu seguro não for um dos que você participa, você terá desperdiçado o tempo de todos.

Então, se você fizer as coisas em uma determinada ordem, maximizará a eficiência da sua equipe. Entendi.

Brian - Lorenzo, você mencionou anteriormente tecnologia e ferramentas de TI que você acha que podem ajudar a resolver alguns desses desafios e algumas das complexidades aqui. Quais são algumas das coisas em que você acha que a TI pode ajudar?

Lorenzo - Então, a gente tem procurado a melhor solução pra isso. Mas, no momento, tem algumas coisas incríveis acontecendo com a IA na ingestão de pedidos, tirando isso das pessoas. Você precisa encontrar algumas ferramentas que possam ler o pedido, selecionar o paciente, selecionar o médico, selecionar o DX, fazer todo esse trabalho o máximo possível, tirar isso das mãos das pessoas e colocar no sistema.

As ferramentas que vão nos levar até lá serão aquelas que minimizarem o número de mãos humanas envolvidas nisso. É muita confiança, certo? Então, eu usei o chat GPT e, graças a Deus, ele é ótimo, mas pode ter alucinações.

Portanto, não precisamos escolher as coisas erradas e é preciso haver alguns controles e equilíbrios, mas há coisas realmente interessantes a caminho. A tecnologia deve evoluir a ponto de tirarmos algumas dessas tarefas diárias das mãos das pessoas e colocá-las nos sistemas. E se conseguirmos fazer isso, podemos minimizar o tempo de treinamento e o tempo que levamos para que um novo funcionário seja treinado até estar totalmente funcional.

Se conseguirmos minimizar essa lacuna e colocar o máximo possível no sistema, esses são realmente nossos objetivos.

Brian - Muito bom. Então, Erinn, na Stockdale Radiology, vocês estão pensando em adquirir um novo pacote de risco que vai resolver muitos dos desafios que a gente tem falado. Você pode falar um pouco sobre isso e sobre a direção que vocês estão tomando?

Erinn - Na verdade, para o sistema PACS, estamos em risco, usamos RamSoft – e estamos felizes há mais de 15 anos. Estamos pensando em integrar alguns novos produtos de front-end. No momento, estamos analisando um parceiro da RamSoft chamado Alpha Notice.

Ele vai fazer coisas realmente incríveis. Ele vai eliminar o desafio diário de ter uma pessoa, um funcionário em tempo integral, sentado aqui, processando pedidos, eliminando o erro humano. Estamos muito animados com o rumo que a tecnologia está tomando.

Como Lorenzo disse, você poderá realocar sua força de trabalho, que não precisará mais realizar tarefas rotineiras. Eles poderão ser realocados para o atendimento ao cliente, o que é extremamente importante em um consultório de imagem independente. Eles conhecerão os grandes nomes do mercado.

Eles não vão conhecer a loja da esquina como sua primeira opção para exames de imagem. Mas em uma comunidade como a nossa, se conseguirmos redirecionar nossos funcionários sem aumentar nossa força de trabalho e reduzir os custos gerais, teremos mais precisão com o software. Não precisaremos depender de funcionários que ligam dizendo que estão doentes ou que têm um compromisso familiar.

E esperamos que, com mais interação com os pacientes e sem tarefas rotineiras, a gente consiga manter os funcionários com um ambiente de trabalho mais satisfatório.

Brian - Muito bom. Breda Drury da RamSoft, você pode falar um pouco sobre as ferramentas de TI que a RamSoft tem disponíveis e talvez falar um pouco sobre o Alpha Notice e o que ele faz exatamente?

Breda Drury, Gerente sênior de marketing de produtos clínicos, RamSoft - Estamos igualmente entusiasmados com os vários novos produtos baseados em IA de última geração que estamos adicionando à nossa linha de produtos RIS/PACS. Ouvimos a voz do cliente e sabemos que estamos trabalhando com a Alpha Notice para trazer elegibilidade automatizada, estimativas como custo do procedimento, copagamento e taxas contratadas pelo seguro para nossa plataforma e para nossos clientes.

Ter esses números ao alcance dos dedos realmente ajudaria os clientes. Além disso, tudo isso com o mínimo de interação humana, a IA verificará automaticamente a autorização prévia e analisará os requisitos. E então, qual é o status atual?

Essa mensagem será enviada ao funcionário. Eles podem consultar a lista de tarefas e ver o número da autorização e a data de início efetiva.

Brian - Muito bom. Gostaria de lembrar a todos que começaremos nossa sessão de perguntas e respostas em breve. Vocês podem clicar na aba “Perguntas e respostas” na parte inferior da tela para fazer perguntas, e nós responderemos.

Lorenzo, o Alpha Notice parece ser algo que vai resolver muitos dos problemas que discutimos aqui no webinar?

Lorenzo - Sim, ainda estamos reavaliando várias tecnologias diferentes, e o Alpha Notice é uma das que estamos analisando. Acho super interessante o que está por vir, porque muitos sistemas dizem que fazem a verificação automática de elegibilidade e alguns até fazem a autorização. Eles podem obter a autorização em seu nome, e existem alguns seguros que oferecem esse suporte, certo?

Então, existem algumas seguradoras que permitem que você verifique automaticamente a elegibilidade. Elas têm a configuração habilitada para fazer isso. O Medicare, por exemplo, é ótimo.

O desafio é que nem todos fazem isso. E na Califórnia Central, onde estamos, existem muitas pequenas HMOs, uma Blue CrossHMO, que é uma espécie de empresa privada, e elas nem sempre oferecem suporte a esse tipo de coisa. E por causa disso, você acaba com uma equipe dividida, certo?

Você tem um grupo que pode fazer as coisas automaticamente e outro grupo que precisa de uma equipe para fazer as coisas manualmente. E então, basicamente, você não pode fazer isso. Você precisa ter, essencialmente, uma equipe que possa fazer tudo, porque você não sabe realmente qual será a porcentagem de divisão.

Então, o que é super interessante com o Alpha Notice é que existem esses agentes de IA incríveis que podem acessar o site, fazer login, ler o site e digitar no site os dados do sistema de informações que ele possui.

Isso é simplesmente incrível. E acho que isso vai ser uma grande revolução que ainda não entendemos completamente, Acho que vai crescer, evoluir e se tornar ainda mais inteligente do que é hoje. Antigamente, nos anos 90, quando a velocidade dos processadores, dos Pentiums, explodiu tão rapidamente ano após ano, tenho a sensação de que isso vai acontecer com a IA.

E então, o que vemos hoje em comparação com o que veremos em seis meses será uma diferença de anos-luz. Então, estou muito animado com o que está por vir, pois isso nos dará a capacidade de atender mais pacientes com mais precisão e fazer um trabalho melhor. Não consigo expressar o quanto estou animado com isso.

Então, o Alpha Notice é um desses... estamos muito animados com o que está disponível para nós.

Brian - Bem, se algumas dessas soluções de codificação baseadas em IA puderem ajudar você a investigar esses meio milhão de dólares em recusos de pedidos de reembolso, você vai pagar pelo software na hora, certo? Claro. Isso é muito empolgante.

Então, estamos chegando ao fim do painel de discussão. Em breve, teremos uma sessão de perguntas e respostas. Gostaria de passar a palavra para Lorenzo e Aaron, talvez algumas dicas para consultórios independentes que estejam pensando em adquirir alguma tecnologia para ajudar com muitos desses fatores estressantes.

Erinn, que tipo de conselho você daria para alguém que esteja enfrentando os mesmos desafios que a Stockdale Radiology e esteja pensando: “Olha, preciso fazer algo diferente aqui. Talvez eu deva procurar TI”. O que você sugeriria que fizessem?

Erinn - Eu analisaria muito bem a sua clínica. Comece com uma lista dos desafios que você quer resolver. Muitos desses produtos têm soluções para partes específicas do que você está tentando alcançar.

E, como todos sabemos, cada um desses produtos tem um preço. E é por isso que decidimos entrar em contato com a RamSoft e dizer: “Ei, precisamos de uma solução única para tudo”. Eles aceitaram o desafio e estão trazendo parceiros para nos oferecer um serviço completo, porque é importante ter um custo mensal fixo para poder fazer o orçamento.

E a partir daí, você pode expandir sua clínica. Conheça sua clínica. Conheça-a por dentro e por fora.

Analise cada recusa e descubra realmente onde estão seus desafios. Depois, saia em busca de soluções e certifique-se de que elas se encaixam em tudo. Verifique tudo.

Porque todos sabemos que todas as ligações de vendas vão mostrar o melhor do produto. E depois vem a funcionalidade. Certifique-se de ter uma equipe que seja capaz de conhecer todos os aspectos dessa integração.

Vejo tantas práticas independentes em que eles simplesmente confiam no que o produto vai fazer. E se você puder realmente verificar tudo o que vai precisar e, em seguida, planejar o futuro. Tenha uma lista do que é essencial para você.

Tenha uma lista do que estaria na sua lista de excelência. E você poderá ver realmente o quanto vai mudar. Eu era uma pessoa que era totalmente contra a IA.

Eu achava que nada poderia superar o toque humano. Então Lorenzo chegou, juntou-se à minha equipe e mudou completamente a minha opinião. Mudou completamente porque agora posso me concentrar no atendimento ao paciente, garantindo que os faxes sejam processados e que a elegibilidade seja feita corretamente.

E todos nós queremos receber um pedido de reembolso sem erros desde o início. Porque quanto mais vezes você precisa mexer nesse pedido, mais caro fica receber o dinheiro. E vamos ser sinceros.

Estamos falando de US$ 30 por um raio-X e você tem que lutar por cada dólar de uma ressonância magnética. Tudo isso se torna essencial para o sucesso da sua clínica.

Brian - Muito bom. E, sabe, essa é uma ótima observação. O que você disse é que a promessa da IA não é apenas assumir um monte de tarefas que os humanos fazem.

É assumir as tarefas rotineiras e talvez fazê-las melhor para que os humanos possam se concentrar no que fazem de melhor, que é a interação humano-humano, certo? Então, Lorenzo, eu gostaria de ouvir algumas dicas semelhantes de você. E depois, Breda, talvez você possa dar alguns conselhos da perspectiva do fornecedor, da Ramsoft.

Lorenzo, que tipo de dicas você tem para alguém que quer fazer mais automação de TI na sua prática de radiologia?

Lorenzo - Acho que a Erinn, cara, é realmente um prazer trabalhar com alguém como ela. Então, acho que uma coisa que a gente não falou é sobre outra ferramenta que estamos analisando, que é o Maverick, o mecanismo de IA para codificação. E o legal de trabalhar com a RamSoft é que eles realmente nos ajudam a fazer o melhor nesse tipo de coisa.

O Maverick é uma ferramenta de codificação de IA que analisamos, e eles fazem um trabalho incrível. Eles dizem que a precisão na codificação chega a 97%. O desafio com o Maverick é que a gente não é grande o suficiente para ser um parceiro direto ou cliente direto deles, mas eles puderam trabalhar com a RamSoft, e então a RamSoft está facilitando essa relação.

O legal de trabalhar com a RamSoft, no nosso caso, é que eles fazem uma pequena empresa crescer e nos colocam em contato com alguns desses fornecedores de nível empresarial, como o Maverick. E para a Maverick, o objetivo disso é facilitar muito os pagamentos iniciais, porque não precisamos pagar um programador caro para cuidar de tudo. E isso é ótimo.

Então, acho que algumas dessas coisas, como disse a Erinn, são conhecer o seu negócio. Você precisa saber quais são as suas recusas. Você precisa entender o que está causando isso e começar a atacar seu fluxo de trabalho com base no que suas recusas estão dizendo.

Elas são seu cartão de pontuação, certo? Então, se você tem muitas aqui ou muitas ali, isso vai te ajudar a identificar exatamente onde estão os pontos fracos do seu processo. E é nisso que você deve concentrar sua atenção.

Brian - Breda, que tipo de dicas você daria como fornecedora da RamSoft? Que tipo de dicas você tem para um consultório independente que está buscando mais automação de TI?

Breda - Sim, definitivamente fique muito próximo da RamSoft, dos seus representantes de sucesso do cliente e dos seus representantes de vendas, e informe a eles o que você considera valioso e útil. Isso será usado em um ambiente real do dia a dia. Existem muitas IA diferentes por aí e adoraríamos mostrar o que está disponível agora para fazer a diferença na sua clínica.

Basta encontrar uma que realmente resolva um problema e também melhore a prestação de cuidados na sua clínica. Portanto, mantenha uma comunicação próxima e frequente sobre as soluções. Talvez você não conheça as soluções, mas se você nos enviar uma mensagem, se pudermos ouvir sua voz, quais são os problemas que você está enfrentando, poderemos apresentar um bom software de IA.

Brian - Muito bom, muito bom. Tudo bem, isso nos leva à nossa sessão de perguntas e respostas. Se tiverem perguntas, por favor, cliquem no botão P&R na parte inferior, e vamos continuar até alguns minutos antes do final da hora.

Pergunta: Onde você vê mudanças acontecendo neste espaço?

Você acha que os agentes de IA são suficientes para ajudá-lo nessa jornada? Lorenzo, você quer responder primeiro?

Lorenzo - Sim, acho que se você observar o processo atual de recebimento de faxes em papel, pedidos por e-mail, independentemente de como você recebe os pedidos, todos eles chegam a um único lugar, certo? Uma equipe precisa receber esses pedidos. E quando você faz isso, alguém precisa olhar, entender e traduzir para o seu sistema de informações, seja lá o que isso signifique.

Se você tem um agente de IA que pode fazer tudo isso automaticamente, a qualidade só tem como melhorar. Talvez a IA interprete algo errado, mas a ideia da IA é que ela pode ser pontuada programaticamente, certo? Então, há uma espera que diz: qual é o seu nível de confiança no agente de IA para identificar o nome do paciente?

Qual é o seu nível de confiança nessa correspondência? Você pode dizer que quer esperar mais pela data de nascimento e a grafia do nome, talvez o sobrenome, talvez você queira incluir o endereço. O que quero dizer é que você pode dar à IA todas as ferramentas para que ela tenha a confiança que você deseja, e ainda assim apresentar o resultado a um humano para confirmação.

Mas ela faria o que os humanos não são bons, que é repetir a digitação. Não somos bons nisso, e o computador é muito melhor. Então, acho que há uma oportunidade enorme de ruptura só nessa área.

A IA pode vasculhar rapidamente seu banco de dados e encontrar correspondências relevantes, talvez pacientes duplicados. Assim, cada pedido tem a chance de melhorar o atendimento ao paciente, garantindo que haja um antecedente relevante que possa ser comparado ao estudo de hoje. Então, só nesse exemplo de pedidos recebidos, você tem uma oportunidade enorme de destruir completamente os paradigmas existentes e melhorar totalmente a qualidade e a precisão da entrada de dados.

Pergunta: A gente tem falado sobre como a IA é incrível e como ela pode fazer todas essas coisas e assim por diante. Mas quais são algumas das barreiras para a adoção da IA e a automação do fluxo de trabalho impulsionado pela IA?

Quero dizer, você acha que talvez a equipe não esteja muito animada com isso? Aaron, você vê alguma coisa que possa atrapalhar as pessoas no caminho para esse tipo de nirvana do fluxo de trabalho com IA, do fluxo de trabalho habilitado?

Erinn - Com certeza. Quero dizer, sempre há desafios e medos que acompanham uma nova tecnologia. Honestamente, nossa equipe está muito animada com isso.

O grande volume de faxes que recebemos e ter que verificar a elegibilidade e dizer que um paciente está com consulta marcada para o primeiro dia do mês seguinte, eles têm que voltar e refazer o caso. Sabe, existe o medo de que isso reduza a força de trabalho humana. Esse não é o nosso plano.

Estamos num ponto em que ou contratamos mais gente ou aumentamos a nossa equipe. Então, estamos planejando implementar e redirecionar nossa equipe diretamente para o atendimento ao cliente. Quero dizer, há desafios.

Todos esses softwares de IA são baseados na nuvem. E se houver um problema com a internet? Também há desafios.

E se o software parar de funcionar? Sua equipe será bem treinada o suficiente para sobreviver sem o software até que ele volte a funcionar? Mesmo se você usar o chat GPT, ele pode passar no conselho médico, mas será que ele entende o processo diário do seu negócio?

A IA está surgindo e crescendo rapidamente. Será que ela já pode ser personalizada para as necessidades individuais de cada pessoa? Não, ainda não.

Será que ela vai resolver vários desafios que estamos enfrentando com os funcionários, com o crescimento rápido e com a necessidade de atender os pacientes mais rapidamente? Acho que vai ajudar. Com certeza vai ajudar.

Brian - Lorenzo, e você? O que você vê como possíveis obstáculos na Stockdale Radiology?

Lorenzo - Bem, a integração de sistemas é sempre algo importante a se considerar. A sua solução vai se encaixar bem no sistema de EMR que vocês estão usando? O custo.

A IA é uma fera que consome muita energia. O custo de computação e o número de processos disponíveis. Elon estava falando sobre as coisas incríveis que eles tiveram que fazer para conseguir a nova versão do seu próprio copo e os 200 milhões ou mais de GPUs.

Quero dizer, é muita energia. Há muito processamento envolvido e não vai ser barato, mas a resistência da equipe e o treinamento, você sabe, você terá resistência dos pacientes? Você vai ter pacientes que vão aceitar receber ligações de um agente de IA?

Você sabe, pode não ser 100%. Então, eu acho que ter expectativas adequadas de adoção, em tudo o que isso significa, da sua equipe, dos seus provedores de referência, dos seus pacientes, todas essas coisas devem ser consideradas e não se pode esperar que sejam 100%. No entanto, de 100, se eu conseguir que uma porcentagem adote e talvez tenha uma curva de crescimento disso, isso definitivamente ajudaria a reduzir minhas despesas do outro lado.

Então, só porque não é 100% não significa que não tem valor. Acho que há várias coisas diferentes que são barreiras, mas também são apenas coisas que você precisa considerar na adoção.

Pergunta: Você acredita que o futuro é a hospedagem em nuvem ou a hospedagem própria no caso de imagens médicas?

Erinn - Para minha consternação, provavelmente tudo será baseado em nuvem. A gente optou por hospedar muitas coisas por conta própria, mas parece que a maioria dos fornecedores está migrando para a nuvem. Portanto, é extremamente importante ter uma infraestrutura com qualquer tipo de conectividade que você desejar.

Isso não vai impedir que você precise de servidores no local e de uma infraestrutura realmente boa que também proteja você, mas é importante ter uma infraestrutura com backups, diferentes formas de conexão e maneiras de reduzir o tempo de inatividade.

Brian - Só uma pergunta rápida que eu queria fazer, tipo uma coisa de organização. Vai ter uma gravação disponível pra assistir quando quiser, então, se você quiser, a gente vai estar lá. Essa é uma pergunta muito boa do Shabir.

Pra maioria das empresas, as avaliações e comentários dos consumidores são importantes. Muitos centros de imagem recebem avaliações ruins por motivos simples, como falta de atenção ao paciente, comunicação deficiente ou erros de cobrança. Entendo que a contratação de pessoal é um desafio, então como a tecnologia pode ajudar?

Quero dizer, esse é meio que o tema de todo o webinar, mas Lorenzo, resumindo, o que você quer abordar?

Lorenzo - Sim, nossa, eu gostaria que pudéssemos atender nossos telefones mais rápido. O volume é grande e não dá pra contratar 3.000 pessoas pra um call center. Então, temos algumas limitações.

Sempre vai ter uma restrição de oferta e algumas dessas coisas, e isso é só um exemplo do que pode contribuir pra avaliações ruins. Por outro lado, veja bem, se você vai receber, como eu disse antes, receber 100 pedidos, se você puder usar a tecnologia para ajudar a descarregar esses pedidos de alguma forma, talvez você possa enviar uma mensagem de texto para o paciente, deixá-lo agendar por conta própria. Talvez você possa usar um agente de IA que soa como um humano, que pode agendar sem a necessidade de um humano fazer isso.

Talvez o paciente tente agendar por conta própria com o seu agente, e isso se torne complexo, e eles peguem o registro e passem para um agente humano. Sim, tem que haver essa abordagem híbrida para permitir que os pacientes tenham mais tempo e atenção para coisas complexas. Acho que suas radiografias de tórax e algumas de suas mamografias de rastreamento são bastante simples.

Eu uso essa palavra vagamente.

Brian - Nada simples.

Lorenzo - Sim, mas não são como uma cintilografia óssea de medicina nuclear com várias partes. Mas acho que algumas dessas coisas que são bem fáceis de agendar e gerenciar por conta própria, acho que separar essas coisas em diferentes categorias e deixar os pacientes agendarem por conta própria quando fizer sentido e, então, ter uma pessoa provavelmente dará mais atenção ao paciente. Depois, usar as ferramentas de IA para identificar o que é o teste e codificá-lo para que seja cobrado e pago corretamente na primeira vez.

Se não codificarmos as coisas e elas forem negadas e o paciente for cobrado, isso não vai deixá-lo feliz. Portanto, um trabalho de boa qualidade é um trabalho de boa qualidade em todo o processo, não apenas em uma parte dele.

Brian - Parece que pode ser muito importante que, enquanto a IA lida com todas essas tarefas rotineiras, os pacientes tenham uma saída para que possam falar com uma pessoa se precisarem.

Lorenzo - Com certeza.

Brian - Todos nós já passamos por essa experiência horrível com atendimento por voz e não há nada mais irritante do que isso. Erin, alguma ideia sobre isso? Como podemos garantir que os pacientes fiquem satisfeitos com a adoção dessas ferramentas tecnológicas? Como podemos garantir que os pacientes fiquem satisfeitos com o que estamos oferecendo a eles?

Erinn - Bem, com certeza. Você precisa lembrar, ao ler as avaliações, que está lidando com uma base de pacientes que provavelmente está procurando você porque está preocupada com um problema de saúde. Acredito que o público percebe isso ao ler essas avaliações.

Portanto, o melhor que você pode fazer é oferecer o melhor atendimento ao cliente a esses pacientes. Isso significa atendê-los mais rápido, e a IA vai ajudar nisso. Seus casos serão tratados com precisão.

Um ser humano pode interpretar mal o que um médico escreve, mas a IA vai tentar fazer o melhor e só levar as exceções para a equipe aqui no local. Como eu disse antes, livrar-se das tarefas que não envolvem contato com pacientes com a ajuda da IA permite que você dedique sua força de trabalho ao atendimento ao cliente. Assim, o cliente se sente cuidado.

Ele pode ser atendido mais rápido. Seus casos vão ser tratados com precisão. Sua elegibilidade vai ser verificada com precisão.

Eles não vão ser cobrados a mais pelas franquias e coparticipações. Eles vão obter seus resultados mais rapidamente com as soluções que estamos analisando. Estamos buscando portais melhores para os pacientes.

Estamos buscando agendamentos mais rápidos para que eles possam entrar e fazer o exame. Sinto muito. E então vamos cobrar com precisão.

Assim, eles não vão receber extratos estranhos. Não vão precisar ligar e pedir explicações sobre por que, de repente, receberam essa conta, porque a seguradora não respondeu. A IA não vai necessariamente impedir as avaliações.

Ela vai permitir que você gerencie melhor os cuidados, para que você não receba as avaliações em primeiro lugar.

Pergunta: Precisamos urgentemente de uma solução de atendimento ao paciente na recepção da RamSoft. O que está chegando e quando estará disponível?

Breda - Entre em contato conosco em ramsoft.com ou info@ramsoft.com e teremos o maior prazer em mostrar algumas opções realmente interessantes.

Pergunta: O que você está observando em termos de nível de precisão e produtividade ao fazer a transição para o fluxo de trabalho de faturamento automatizado?

Lorenzo - Então, é isso que a gente faz. E é muito importante deixar isso claro desde o início: se você vai fazer uma estimativa, sobre o que você vai fazer a estimativa? Você realmente precisa fazer uma estimativa com base no que o exame realmente vai ser.

Então, é preciso começar identificando o plano. Você não pode obter a elegibilidade se não tiver o plano certo. E se você não tiver um contrato, não vai receber o pagamento.

Então, na minha opinião, tem que ser nessa ordem. Parece que você faria o exame ao mesmo tempo em que entende qual é o plano. Mas se eles estão pedindo uma tomografia computadorizada do tórax e estão procurando cálculos renais, isso não importa.

Então, você obtém a autorização para fazer uma tomografia computadorizada do tórax. Você faz uma tomografia computadorizada do tórax, mas não é isso que eles estavam procurando. Você não ajudou ninguém.

Então, isso realmente precisa ser feito em uma determinada ordem para que você possa otimizar as coisas. E a razão pela qual eu mencionei isso é que a pergunta era sobre a construção de fluxos de trabalho. É um negócio do tipo “lixo entra, lixo sai”.

Então, quanto mais você identificar e registrar a verdade no seu exame, desde o início, assim que descobrir qual é a verdade, documente e passe para o próximo membro da equipe, eventualmente para o técnico e, por fim, para o radiologista. Você vai acabar cobrando o caso mais verdadeiro que tiver. E tudo isso significa o que é o seguro, o nome do paciente, como é escrito, sua data de nascimento, seu número de identificação de membro, todas essas coisas fazem parte da verdade, incluindo o exame, o código CPT e o DX.

Isso deve ser feito do início ao fim. E se você conseguir fazer isso do início ao fim, quando estiver pronto para enviar a cobrança, a sua automação de faturamento vai ter uma taxa de sucesso muito maior do que se fosse feito de outra forma. E esse é realmente o segredo, historicamente nós simplesmente jogamos tudo para a empresa de faturamento e depois reclamamos que o nosso VCR não é alto.

Nós realmente temos que entender o que está causando as nossas recusas e trabalhar de trás para frente desde o início, começando por buscar a verdade desde o início. Essa é a parte difícil deste negócio, é contraintuitivo, mas é assim que ganhamos margem aqui. É assim que temos que fazer.

Pergunta: Você acredita que reduzir o tempo de imagem pode levar a melhores índices de satisfação do paciente e quão importante isso é para você? Você está tomando medidas para conseguir isso?

Erinn - Reduzir o tempo de imagem ou reduzir o tempo de espera?

Brian - Diz tempo de imagem. Então, talvez ambos.

Erinn - Talvez ambos. Bem, quem quer ficar mais tempo numa ressonância magnética, certo? Quero dizer, se estamos a falar de exames, com certeza.

Acho que um tempo de exame mais curto com assistência de IA tornaria menos doloroso para o paciente. Mas é preciso encontrar um equilíbrio delicado entre a conveniência para o paciente e a qualidade da imagem. Não temos intenção de diminuir a qualidade das imagens ou o nível de atendimento que nossos pacientes recebem.

Então, estamos instalando uma nova ressonância magnética. O software que vem com ela é simplesmente incrível. Vai reduzir o tempo de exame, diminuir a ansiedade dos pacientes e não reduzir a qualidade das imagens.

E é isso que realmente buscamos em qualquer modalidade. Quanto ao tempo de espera, sim. Acho que nosso concorrente aqui na esquina leva três semanas só para ligar para você.

Você sabe, atender as pessoas mais rapidamente, responder às suas perguntas sobre saúde, garantir que seu bebê está bem, garantir que elas não estão enfrentando um câncer em uma mamografia. Tudo isso aumenta a satisfação do paciente e garante que estamos fazendo o trabalho direito. Tudo isso contribui para a satisfação do paciente.

E, claro, ter a equipe mais atenciosa e profissional quando eles chegam.

Brian - Tudo bem. Muito bom. Gostaria de dar a todos a oportunidade de fazer algumas considerações finais antes de encerrarmos.

Lorenzo, você poderia fazer um resumo e talvez oferecer ao nosso público algumas coisas para refletir enquanto aguardam ansiosamente pela IA e pela automação do fluxo de trabalho baseada em TI?

Lorenzo - Sabe, eu acho que, nossa, eu acho que conhecer seu faturamento, entender de onde vêm suas recusas, entender o que as está causando é provavelmente o começo da verdade para qualquer consultório. Acho que a IA tem algumas oportunidades incríveis que estão por vir. Explorem como essas coisas podem ajudar na prática de vocês.

E acho que o mais importante a lembrar é que tudo o que vocês puderem tirar da equipe, das cabeças deles, dos manuais, dessas coisas, e colocar no sistema como um recurso de software baseado em regras vai ajudar na prática. Quanto mais você tiver que confiar que alguém se lembre das coisas ou consulte um livro de referência, mais erros você vai cometer, o que vai resultar em mais recusas. Portanto, coloque essas coisas em prática na solução de software e você vai ver resultados incríveis.

Brian - Muito, muito bom. Breda, algumas ideias suas para encerrar o webinar de hoje.

Breda - Claro, Brian. Então, RamSoft, nós ouvimos nossos clientes. Vemos que eles estão em uma tempestade perfeita.

É uma combinação de negócios insustentável, com custos operacionais crescentes, falta de pessoal qualificado, altos volumes e processos de trabalho desatualizados. Estamos lidando com isso e adoraríamos saber como podemos ajudar vocês.

Brian - Muito bom. Erin, e você? Que tal alguns bots para encerrar o programa de hoje?

Erinn - Oh, meu Deus. Quer saber? IA é empolgante.

IA definitivamente vai ajudar uma clínica que não tem o mesmo poder de negociação que as grandes corporações. Isso vai ser uma ajuda e tanto pro tipo de atendimento que a gente quer oferecer. E a gente tem uma chance incrível, porque pode oferecer um nível de atendimento que as grandes empresas não conseguem com a estrutura delas.

A gente pode voltar a ter aquela sensação de cidade pequena e ainda oferecer um atendimento excelente com essa IA, mas é fundamental que a gente adote essa tecnologia, já que estamos recebendo os menores reembolsos dos últimos 30 anos. E acho que é uma queda de 15% só desde 2008. A gente precisa ser eficaz.

A gente precisa ser eficiente. E precisamos colocar nossos funcionários onde realmente importa.

Brian - Adoro como a IA pode ajudar a trazer de volta aquele clima de cidade pequena. Acho que isso resume bem todo o programa de hoje. Bem, gostaria de agradecer a todos.

Gostaria de agradecer aos nossos palestrantes, Erin Suadi e Lorenzo Michaels, da Stockdale Radiology, e Breda Drury, da Ramsoft. Obrigado por estarem conosco hoje. Gostaríamos de agradecer ao nosso público.

Muito obrigado por participar do programa e fazer perguntas tão interessantes. Só pra lembrar a todos, este programa estará disponível para visualização sob demanda. Inscreva-se no Imaging Wire para receber o link. De qualquer forma, obrigado mais uma vez.

Gostaria de agradecer a todos os nossos espectadores e encerrar o Imaging Wire. Meu nome é Brian Casey.

 

Resumo do webinar

A discussão se concentrou nos desafios enfrentados pelas clínicas de imagem independentes e em como a tecnologia, a IA e a automação podem ajudar a superá-los.

Principais desafios nas clínicas de imagem independentes

1. Redução dos reembolsos
   
   • As taxas de reembolso do Medicare caíram significativamente desde 2008.
   • As seguradoras privadas geralmente seguem o exemplo, reduzindo a lucratividade.
 
2. Falta de pessoal
   
   • Dificuldade em contratar e reter técnicos em radiologia e médicos.
   • O aumento dos salários torna a concorrência com os hospitais mais difícil.
 
3. Problemas de faturamento e reembolso
   
   • As altas taxas de recusa resultam em perdas financeiras (por exemplo, A Stockdale Radiology teve US$ 500 mil em recusas em 6 meses).
   • A complexidade da combinação de pagadores e os desafios de elegibilidade do seguro.
 
4. Ineficiências operacionais
   
   • Gerenciar grandes volumes de admissão de pacientes, agendamento e erros de codificação.
   • Precisa de automação para simplificar os fluxos de trabalho e reduzir a carga administrativa.

Soluções de tecnologia e IA

1. Automação do fluxo de trabalho com IA
   • Reduz os erros de entrada manual de dados.
   • Ajuda na admissão de pacientes, verificações de elegibilidade e processamento de reclamações.
 
2. Faturamento e codificação baseados em IA (por exemplo, Maverick AI)
   
   • Melhora a precisão dos pedidos de reembolso, reduzindo as recusas.
   • Permite que consultórios menores funcionem como grandes empresas.
 
3. Soluções baseadas em nuvem e assistentes de IA (por exemplo, Alpha Notice)
   
   • Automatiza a verificação de seguros e autorizações prévias.
   • Melhora o agendamento e a comunicação com os pacientes.
4. Melhor experiência do paciente
   
   • Agendamento de consultas e resultados mais rápidos.
   • Mais tempo para atendimento personalizado ao paciente.

Principais conclusões e recomendações

• Entenda os desafios do seu consultório e identifique os pontos fracos no faturamento, na contratação de pessoal e nos fluxos de trabalho.
• Adote IA e automação para reduzir a carga administrativa e aumentar a eficiência.
• Analise cuidadosamente as soluções de tecnologia veterinária para garantir a integração com os sistemas existentes. e garantir a integração com os sistemas existentes.
• Use IA para melhorar a experiência do paciente, não apenas reduzir custos.
• Enfatize o atendimento ao cliente, aproveitando a automação para liberar a equipe para o atendimento ao paciente.

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Consideração final: A IA não está substituindo os seres humanos — ela está permitindo que a equipe se concentre no atendimento ao paciente e na eficiência operacional, tornando os centros de imagem independentes mais competitivos e sustentáveis.

 

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