Combien de temps faut-il garder ses dossiers médicaux ?

En ce qui concerne l'entreposage de dossiers médicaux, vous devriez conserver certains documents à portée de main jusqu'à 11 ans (ou, dans le cas des dossiers des mineurs, peut-être plus longtemps). Cependant, les règles peuvent varier en fonction de facteurs tels que l'état dans lequel vous vous trouvez et le type de pratique médicale que vous dirigez. (Ce tableau présente une vue d'ensemble pratique à titre de référence.)

Donc, aujourd'hui, nous allons plonger dans le stockage des dossiers médicaux en répondant aux questions suivantes :

• Pourquoi devriez-vous conserver des dossiers médicaux ?
• Combien de temps devriez-vous conserver vos dossiers médicaux ?
• Quels sont les risques et les défis liés à la conservation des dossiers médicaux ?
• Quel est le moyen le plus sûr et le plus efficace de conserver les dossiers médicaux ?

Si vous vous êtes déjà demandé pourquoi, quoi et comment se cache derrière la tenue de dossiers médicaux, cette plongée en profondeur est pour vous. N'oubliez pas qu'il n'y a pas de règle absolue pour tous les fournisseurs aux États-Unis ; vous devrez trouver les règlements pertinents à votre situation unique.

Pourquoi devriez-vous conserver des dossiers médicaux ?

Il est important de conserver des dossiers médicaux pour finalités par exemple communiquer avec les patients, suivre les progrès des patients, pour des raisons médicales ou juridiques, contribuer aux statistiques de l'industrie ou pour des analyses, des apprentissages et de la planification. Peu importe le but, vous voudrez toujours conserver les registres nécessaires pour votre pratique spécifique.

Les établissements de soins de santé tels que les hôpitaux, les cliniques et les centres d'imagerie et de radiologie devraient conserver des dossiers médicaux pour toutes les raisons énumérées ci-dessus ; ainsi que d'autres, comme :

• Coordonner des soins plus efficaces
• Partage de renseignements avec les patients et d'autres fournisseurs de soins de santé
• Contribuer aux diagnostics et offrir des soins de santé plus sécuritaires
• Rationalisation du codage et de la facturation aux fins de l'assurance

Et le stockage des dossiers médicaux a bien d'autres objectifs dans le système de santé.

Pour les patients

À présent, vous devriez être en mesure de comprendre que la conservation des dossiers médicaux est importante pour les établissements de soins de santé. Cependant, les dossiers médicaux sont tout aussi importants pour les patients aussi.

Les avantages de la tenue de dossiers médicaux doivent :

• surveiller les maladies chroniques
• adhérer aux plans de traitement
• trouver et corriger les erreurs dans leurs dossiers médicaux
• suivre les progrès des programmes de mieux-être ou de gestion des maladies
• contribuer directement leurs renseignements à la recherche

Et les dossiers médicaux sont un moyen d'accéder à vos renseignements sur la santé. En vertu de la loi HIPAA, les personnes ont le droit de demander l'accès à leurs renseignements personnels sur la santé (renseignements personnels sur la santé) auprès de leurs fournisseurs, ce qui peut prendre la forme de dossiers médicaux.

Combien de temps devez-vous conserver vos dossiers médicaux ?

Par exemple, en Floride, les règlements stipulent que : « Le médecin agréé doit tenir des dossiers médicaux écrits adéquats, comme l'exige l'alinéa 458.331 (1) m) des Statuts de la Floride, pour une période d'au moins cinq ans à compter du dernier contact avec le patient ; toutefois, la loi sur la faute professionnelle médicale exige que les dossiers soient conservés pendant au moins sept ans.

Et lorsqu'il s'agit de la HIPAA, une autorisation du patient pour la divulgation des renseignements personnels personnels est soumise aux lois de conservation HIPAA, ce qui signifie qu'elle doit être conservée pendant six ans. Toutefois, si le document fait partie du dossier médical du patient, il est assujetti aux exigences de conservation du dossier médical de l'État, qui pourraient être plus longues.

Source : Revue HIPAA

Mais, comme nous l'avons mentionné, chaque État a ses propres règles en place. Voici quelques faits saillants tirés du tableau que nous avons lié :

• En Alabama, les médecins doivent conserver des dossiers médicaux « aussi longtemps que nécessaire pour traiter le patient et à des fins médico-légales ».
• Dans le district de Columbia, les médecins doivent tenir des dossiers médicaux pour les mineurs, « trois ans après la dernière consultation du patient ou trois ans après que le patient a atteint l'âge de 18 ans (c.-à-d. jusqu'à ce que le patient ait 21 ans) ».
• À Hawaï, les règlements sont beaucoup plus stricts. Les dossiers médicaux complets doivent être conservés pendant sept ans après la dernière saisie des données. Renseignements de base (c.-à-d. nom du patient, date de naissance, diagnostics, médicaments prescrits, interprétations aux rayons X) : 25 ans après la dernière saisie du dossier.
• Au Montana, les hôpitaux doivent tenir le « dossier médical complet — dix ans après la date de sortie ou de décès d'un patient ».
• En Caroline du Nord, les hôpitaux doivent tenir les dossiers médicaux des patients mineurs, « jusqu'au 30e anniversaire du patient ».

Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive ; faites toujours vos propres recherches et consultez la législation de votre gouvernement local lorsque vous réfléchissez à la durée de conservation des dossiers médicaux.

Comme nous l'avons mentionné, cela dépend vraiment du type d'établissement de santé.

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Quels sont les risques et les défis liés à la conservation des dossiers médicaux ?

Maintenant que nous avons établi pourquoi il est important de conserver les dossiers médicaux et quelques lignes directrices générales pour combien de temps pour les entreposer, discutons des risques et défis de tenir des dossiers médicaux.

En ce qui concerne les problèmes auxquels les médecins et les établissements médicaux sont confrontés lorsqu'ils stockent des dossiers médicaux, les plus courantes sont liées à l'entreposage, à l'accès, à la sûreté et à la sécurité. Les installations qui utilisent principalement des systèmes manuels de tenue de registres connaissent souvent des problèmes d'entreposage.

Comme nous l'avons mentionné dans l'article susmentionné, les risques et les défis liés à la conservation des dossiers médicaux comprennent :

• Catastrophes comme les incendies, les inondations, le développement de moisissures, etc.
• Menaces à la sécurité comme le vol ou les pirates informatiques
• Le coût de l'entreposage sur papier
• Difficulté à respecter les normes de conformité lorsqu'elles sont sur papier

C'est pourquoi il est absolument crucial d'envisager de passer à OmegaAI, puisqu'il s'agit d'un système de stockage basé sur le cloud. OmegaAI fournit une solution complète pour le stockage en nuage, éliminant toutes les préoccupations liées aux catastrophes naturelles, réduisant les risques de sécurité et réduisant généralement le coût du stockage.

Comment tenir des dossiers médicaux

Maintenant, vous vous demandez probablement comment en fait, vous devez tenir vos dossiers médicaux. Essentiellement, il s'agit de deux voies différentes : les méthodes traditionnelles et les DME (dossiers médicaux électroniques).

Les méthodes traditionnelles consistent principalement à tenir des registres sur papier. C'est ce que beaucoup de professionnels de la santé pensent traditionnellement à l'entreposage lorsqu'il s'agit de renseignements et de documents sur la santé de leurs patients. Avec cette option, il y a beaucoup d'impression, de photocopie, de classement et de télécopie — un processus lent et ardu.

Mais avec l'EMR, les médecins et les établissements médicaux peuvent tenir des dossiers importants par voie électronique. Comme résumé par HealthIt.gov, l'EMR peut aider à améliorer la santé des patients en réduisant la paperasserie, en facilitant l'accès (électronique) aux dossiers médicaux, en améliorant la coordination des soins, en accélérant et en précisant les ordonnances, en réduisant les tests et procédures inutiles et, en général, en contrôlant mieux leur santé.

La tenue de dossiers de santé électroniques est attrayante pour les fournisseurs de soins médicaux pour un certain nombre de raisons, comme vouloir :

• Efficacité, gain de temps, rapidité
• Options plus organisées, automatisées et simplifiées
• Options sécurisées et conformes
• Intégration avec les systèmes de facturation
• Un système qui peut croître et se développer avec leurs pratiques

Quelle est la raison qui vous intéresse le plus ?

Pour les établissements de soins de santé

Pour les établissements de soins de santé dotés de systèmes de dossier médical électronique (DME) /dossier de santé électronique (DSE), vous pouvez facilement conserver le dossier médical de vos patients aussi longtemps que nécessaire.

De plus, lorsque vous utilisez OmegaAI Imaging EMR, vous pouvez bénéficier de nombreux autres avantages, tels que :

• Conformité réglementaire
• Économies de coûts
• Amélioration de l'efficacité et de la productivité
• Exactitude et accessibilité
• Sécurité

En fin de compte, c'est à vous de décider de votre pratique, mais les avantages de l'EMR sont nombreux.

Pour les patients

Saviez-vous que ? 2/3 des personnes envisageraient de passer à un médecin qui offre l'accès aux dossiers médicaux au moyen d'une connexion Internet sécurisée? Le message des patients est clair : ils veulent avoir accès à leur dossier médical et le contrôler, et ils veulent que ce soit le cas hier.

Et même si vous êtes médecin ou propriétaire d'un établissement médical, nous sommes tous aussi des patients. Mettez-vous à la place de vos patients et essayez d'apprécier d'où ils viennent.

Conclusion

Nous espérons que cet article vous a été utile pour comprendre combien de temps il faut conserver les dossiers médicaux.

En résumé, il existe des lignes directrices et des règlements différents lorsqu'il s'agit de répondre à la question. Combien de temps les médecins doivent-ils conserver leurs dossiers médicaux ? Et il y a de nombreuses raisons d'envisager la conservation des dossiers médicaux, allant de la continuité des soins à des fins médico-légales.

L'accès à ces dossiers est également important pour les fournisseurs de soins de santé et les patients. Divers risques et défis découlent de la tenue de tels registres, dont beaucoup peuvent être résolus au moyen d'un DME ou d'un DSE.

Les dossiers médicaux électroniques sont également populaires auprès des patients, dont beaucoup se tourneraient vers un fournisseur offrant un accès à leurs dossiers par Internet (en toute sécurité).

Et n'oubliez pas qu'OmegaAI est le une solution aux défis auxquels sont confrontés les fournisseurs de soins médicaux dans la tenue des dossiers médicaux. Discutez avec notre équipe pour en savoir plus.