Combien de temps faut-il garder ses dossiers médicaux ?

En ce qui concerne le stockage des dossiers médicaux, tu dois garder certains documents à portée de main pendant 11 ans (voire plus pour les dossiers des mineurs). Mais les règles peuvent varier selon des facteurs comme l'État où tu vis et le type de cabinet médical que tu gères. (Ce tableau offre un aperçu pratique à titre de référence.)

Aujourd'hui, on va donc se pencher en détail sur le stockage des dossiers médicaux et répondre aux questions suivantes :

• Pourquoi faut-il conserver les dossiers médicaux ?
• Combien de temps faut-il conserver les dossiers médicaux ?
• Quels sont les risques et les défis liés au stockage des dossiers médicaux ?
• Quelle est la manière la plus sûre et la plus efficace de stocker les dossiers médicaux ?

Si vous vous êtes déjà posé des questions sur le pourquoi, le quoi et le comment de la conservation des dossiers médicaux, cet article approfondi est fait pour vous. N'oubliez pas qu'il n'existe pas de règle absolue pour tous les prestataires aux États-Unis ; tu devras trouver les réglementations qui s'appliquent à ta situation particulière.

Pourquoi conserver les dossiers médicaux ?

Il est important de conserver les dossiers médicaux à des fins d' , comme la communication avec les patients, le suivi de leur évolution, pour des raisons médicales ou juridiques, pour contribuer aux statistiques du secteur, ou à des fins d'analyse, d'apprentissage et de planification. Quelle que soit la raison, tu devras toujours conserver les dossiers nécessaires à ton activité spécifique.

Les établissements de santé comme les hôpitaux, les cliniques et les centres d'imagerie/radiologie doivent conserver les dossiers médicaux pour toutes les raisons mentionnées ci-dessus, ainsi que pour d'autres raisons, telles que :

• Coordonner des soins plus efficaces
• Partager des infos avec les patients et d'autres prestataires de soins de santé
• Contribuer aux diagnostics et fournir des soins de santé plus sûrs
• Rationaliser le codage/la facturation à des fins d'assurance

Et le stockage des dossiers médicaux joue bien d'autres rôles dans le système de santé.

Pour les patients

À présent, vous devriez comprendre l'importance du stockage des dossiers médicaux pour les établissements de santé. Cependant, les dossiers médicaux sont tout aussi importants pour les patients.

Les avantages de la conservation des dossiers médicaux sont les suivants :

• surveiller les maladies chroniques
• respecter les plans de traitement
• trouver et corriger les erreurs dans leurs dossiers médicaux
• suivre les progrès réalisés dans le cadre de programmes de bien-être ou de gestion des maladies
• contribuer directement à la recherche

Les dossiers médicaux sont un moyen d'accéder à vos informations de santé. En vertu de la loi HIPAA, les personnes ont le droit de demander l'accès à leurs informations de santé personnelles (PHI) à leurs prestataires, qui peuvent se présenter sous la forme de dossiers médicaux.

Combien de temps devez-vous conserver vos dossiers médicaux ?

Par exemple, en Floride, la réglementation stipule qu'« un médecin agréé doit conserver des dossiers médicaux écrits adéquats, conformément à la section 458.331(1)(m) des statuts de Floride, pendant une période d'au moins cinq ans à compter du dernier contact avec le patient ; toutefois, la loi sur la responsabilité médicale exige que les dossiers soient conservés pendant au moins sept ans ».

Et en ce qui concerne la loi HIPAA, l'autorisation d'un patient pour la divulgation de ses informations médicales protégées est « soumise aux lois de conservation de la loi HIPAA, ce qui signifie qu'elle doit être conservée pendant six ans. Cependant, si le document fait partie du dossier médical du patient, il est soumis aux exigences de conservation des dossiers médicaux de l'État, qui peuvent être plus longues ».

Source : HIPAA Journal

Mais, comme nous l'avons vu, chaque État a ses propres règles. Voici quelques points importants tirés du tableau auquel nous avons renvoyé :

• En Alabama, les médecins doivent conserver les dossiers médicaux « aussi longtemps que nécessaire pour traiter le patient et à des fins médico-légales ».
• Dans le district de Columbia, les médecins doivent conserver les dossiers médicaux des mineurs « pendant trois ans après la dernière consultation du patient ou pendant trois ans après que le patient a atteint l'âge de 18 ans (c'est-à-dire jusqu'à ce que le patient atteigne l'âge de 21 ans) ».
• À Hawaï, les règles sont beaucoup plus strictes. Les dossiers médicaux complets doivent être conservés pendant « 7 ans après la dernière saisie de données. Les informations de base (c'est-à-dire le nom du patient, sa date de naissance, ses diagnostics, les médicaments prescrits, les interprétations des radiographies) doivent être conservées pendant 25 ans après la dernière saisie ».
• Dans le Montana, les hôpitaux doivent conserver « l'intégralité du dossier médical pendant 10 ans après la date de sortie ou du décès du patient ».
• En Caroline du Nord, les hôpitaux doivent conserver les dossiers médicaux des patients mineurs « jusqu'à leur 30e anniversaire ».

Cette liste n'est pas exhaustive ; faites toujours vos propres recherches et consultez la législation de votre gouvernement local lorsque vous réfléchissez à la durée de conservation des dossiers médicaux.

Comme nous l'avons mentionné, cela dépend vraiment du type d'établissement de santé

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Quels sont les risques et les défis liés au stockage des dossiers médicaux ?

Maintenant que nous avons établi pourquoi il est important de stocker les dossiers médicaux et que nous avons donné quelques directives générales sur combien de temps les conserver, parlons des risques et des défis liés à la conservation des dossiers médicaux.

Quand on parle des problèmes que les médecins et les établissements rencontrent pour stocker les dossiers médicaux, les plus courants sont liés au stockage, à l'accès, à la sûreté et à la sécurité.

Les établissements qui utilisent principalement des systèmes de gestion manuelle des dossiers rencontrent souvent des problèmes de stockage. Comme mentionné dans l'article cité ci-dessus, les risques et les défis liés au stockage des dossiers médicaux comprennent :

• Les catastrophes telles que les incendies, les inondations, le développement de moisissures, etc.
• Les menaces pour la sécurité telles que le vol ou le piratage informatique
• Le coût du stockage sur papier
• La difficulté à respecter les normes de conformité lorsque le stockage est sur papier

C'est pourquoi il est absolument crucial d'envisager de passer à OmegaAI, car il s'agit d'un système de stockage basé sur le cloud. OmegaAI offre une solution complète de stockage dans le cloud, qui élimine toutes les préoccupations liées aux catastrophes naturelles, réduit les risques de sécurité et diminue généralement le coût du stockage.

Comment conserver les dossiers médicaux

Vous vous demandez probablement comment vous pouvez concrètement conserver vos dossiers médicaux. En gros, il existe deux options : les méthodes traditionnelles et les DME (dossiers médicaux électroniques).

Les méthodes traditionnelles impliquent principalement la conservation de documents papier. C'est ainsi que de nombreux prestataires de soins de santé envisagent traditionnellement le stockage des informations et des documents relatifs à la santé de leurs patients. Cette option implique beaucoup d'impression, de photocopies, de classement et de fax, ce qui est un processus lent et fastidieux.

Mais avec les DME, les médecins et les établissements médicaux peuvent conserver les dossiers importants sous forme électronique. Comme le résume HealthIT.gov , les DME peuvent contribuer à améliorer la santé des patients en réduisant la paperasserie, en facilitant l'accès (électronique) aux dossiers médicaux, en améliorant la coordination des soins, en accélérant et en améliorant la précision des prescriptions, en réduisant le nombre d'examens/procédures inutiles et, de manière générale, en permettant un meilleur contrôle de leur santé.

La conservation des dossiers médicaux électroniques est intéressante pour les prestataires de soins de santé pour plein de raisons , comme :

• Efficacité, gain de temps, rapidité
• Options plus organisées, automatisées et simplifiées
• Options sécurisées et conformes
• Intégration avec les systèmes de facturation
• Un système qui peut évoluer et s'adapter à leurs pratiques

Quelle raison te parle le plus ?

Pour les établissements de santé

Pour les établissements de santé équipés de systèmes de dossiers médicaux électroniques (EMR) ou de dossiers de santé électroniques (EHR), vous pouvez facilement conserver les dossiers médicaux de vos patients aussi longtemps que nécessaire.

Et en utilisant OmegaAI Imaging EMR, tu profites de nombreux autres avantages, tels que :

• Conformité réglementaire
• Réduction des coûts
• Amélioration de l'efficacité et de la productivité
• Précision et accessibilité
• Sécurité

En fin de compte, la décision concernant ton cabinet t'appartient, mais les avantages de l'EMR sont nombreux.

Pour les patients

Savais-tu que deux personnes sur trois envisageraient de changer de médecin si celui-ci leur offrait un accès à leur dossier médical via une connexion Internet sécurisée? Le message des patients est clair : ils veulent avoir accès à leurs dossiers médicaux et les contrôler, et ils le veulent dès maintenant.

Et même si tu es médecin ou propriétaire d'un établissement médical, on est tous aussi des patients. Mets-toi à la place de tes patients et essaie de comprendre leur point de vue.

En conclusion

On espère que cet article t'aura aidé à comprendre combien de temps il faut conserver les dossiers médicaux.

Pour résumer, il existe différentes directives et réglementations pour répondre à la question Combien de temps les médecins doivent-ils conserver les dossiers médicaux ? Et il y a plein de raisons de penser au stockage des dossiers médicaux, que ce soit pour assurer la continuité des soins ou pour des raisons médico-légales.

L'accès à ces dossiers est aussi important pour les prestataires de soins de santé que pour les patients. La conservation de ces dossiers comporte divers risques et défis, dont beaucoup peuvent être résolus grâce aux DME ou aux DSE.

Les dossiers médicaux électroniques sont aussi populaires auprès des patients, dont beaucoup seraient prêts à changer de prestataire pour avoir accès à leurs dossiers via Internet (de manière sécurisée).

Et n'oubliez pas qu'OmegaAI est la solution aux défis auxquels sont confrontés les prestataires de soins médicaux dans la conservation des dossiers médicaux. Discutez avec notre équipe pour en savoir plus.