¿Cuánto tiempo debes conservar los registros médicos?

En lo que respecta al almacenamiento de registros médicos, debes conservar cierta documentación durante un máximo de 11 años (o, en el caso de los registros de menores, posiblemente más tiempo). Sin embargo, las normas pueden variar en función de factores como el estado en el que te encuentres y el tipo de consulta médica que tengas. (Esta tabla ofrece una práctica visión general para consultar).

Por lo tanto, hoy vamos a profundizar en el almacenamiento de registros médicos y responderemos a las siguientes preguntas:

• ¿Por qué debes conservar los registros médicos?
• ¿Cuánto tiempo debes conservar los registros médicos?
• ¿Cuáles son los riesgos y retos del almacenamiento de registros médicos?
• ¿Cuál es la forma más segura y eficiente de almacenar los registros médicos?

Si alguna vez te has preguntado por qué, qué y cómo se conservan los registros médicos, este análisis en profundidad es para ti. Solo ten en cuenta que no existe una regla fija para todos los proveedores de los Estados Unidos; tendrás que buscar la normativa pertinente para tu situación particular.

¿Por qué se deben conservar los registros médicos?

Es importante conservar los registros médicos por motivos como la comunicación con los pacientes, el seguimiento de su evolución, razones médicas o legales, la contribución a las estadísticas del sector o para su análisis, aprendizaje y planificación. Independientemente de la finalidad, siempre es conveniente conservar los registros necesarios para tu práctica específica. 

Los centros de salud, como hospitales, clínicas y centros de imaging/radiología, deben conservar los registros médicos por todas las razones mencionadas anteriormente, junto con otras, como:

• Coordinar una atención más eficiente
• Compartir información con los pacientes y otros proveedores de atención médica
• Contribuir a los diagnósticos y a la prestación de una atención médica más segura
• Agilizar la codificación/facturación para fines de seguros

Y hay muchos más propósitos que cumple el almacenamiento de registros médicos en el sistema de salud.

Para los pacientes

A estas alturas, ya deberías ser consciente de la importancia del almacenamiento de historiales médicos para los centros sanitarios. Sin embargo, los historiales médicos son igual de importantes para los pacientes.

Las ventajas de conservar los registros médicos son:

• controlar las enfermedades crónicas
• cumplir los planes de tratamiento
• encontrar y corregir errores en sus registros médicos
• realizar un seguimiento de los programas de bienestar o de gestión de enfermedades
• contribuir directamente con su información a la investigación

Y los registros médicos son una forma de acceder a tu información sanitaria. En virtud de la HIPAA, las personas tienen derecho a solicitar el acceso a su PHI (información sanitaria personal) a sus proveedores, que puede presentarse en forma de registros médicos.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros médicos?

Por ejemplo, en Florida, las normas establecen que «un médico con licencia deberá conservar los registros médicos escritos adecuados, tal y como exige la sección 458.331(1)(m) de los Estatutos de Florida, durante un periodo mínimo de cinco años desde el último contacto con el paciente; sin embargo, la ley sobre negligencia médica exige que los registros se conserven durante al menos siete años».

Y en lo que respecta a la HIPAA, la autorización del paciente para la divulgación de la PHI está «sujeta a las leyes de conservación de la HIPAA, lo que significa que debe conservarse durante seis años. Sin embargo, si el documento forma parte del historial médico del paciente, está sujeto a los requisitos de conservación de historiales médicos del estado, que pueden ser más largos».

Fuente: HIPAA Journal

Pero, como hemos comentado, cada estado tiene sus propias normas. A continuación, se incluyen algunos aspectos destacados de la tabla a la que hemos enlazado:

• En Alabama, los médicos deben conservar los historiales médicos «durante el tiempo que sea necesario para tratar al paciente y para fines médicos y legales».
• En el Distrito de Columbia, los médicos deben conservar los historiales médicos de los menores «durante tres años después de la última visita del paciente o tres años después de que el paciente cumpla 18 años (es decir, hasta que el paciente cumpla 21 años)».
• En Hawái, la normativa es mucho más estricta. Los historiales médicos completos deben conservarse durante «7 años después de la última entrada de datos. La información básica (es decir, el nombre del paciente, la fecha de nacimiento, los diagnósticos, los medicamentos recetados, las interpretaciones de las radiografías): 25 años después de la última entrada en el historial».
• En Montana, los hospitales deben conservar «... todo el historial médico durante 10 años a partir de la fecha del alta o del fallecimiento del paciente».
• En Carolina del Norte, los hospitales deben conservar los historiales médicos de los pacientes menores de edad «hasta que el paciente cumpla 30 años».

Esta lista no es exhaustiva; investiga siempre por tu cuenta y consulta la legislación de tu gobierno local cuando consideres cuánto tiempo debes conservar los historiales médicos.

Como hemos mencionado, depende realmente del tipo de centro sanitario.

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¿Cuáles son los riesgos y retos del almacenamiento de registros médicos?

Ahora que hemos establecido por qué es importante almacenar los registros médicos y algunas directrices generales sobre cuánto tiempo deben almacenarse, vamos a analizar los riesgos y retos del mantenimiento de los registros médicos.

Cuando se trata de los problemas a los que se enfrentan los médicos y las instalaciones sanitarias a la hora de almacenar historiales médicos, los más comunes están relacionados con el almacenamiento, el acceso, la seguridad y la protección. Las instalaciones que utilizan principalmente sistemas de registro manual suelen experimentar problemas de almacenamiento.

Como se menciona en el artículo citado anteriormente, los riesgos y desafíos del almacenamiento de registros médicos incluyen

• Desastres como incendios, inundaciones, desarrollo de moho, etc.
• Amenazas a la seguridad como robos o piratas informáticos
• El costo del almacenamiento en papel
• Dificultad para cumplir con las normas de cumplimiento cuando se utiliza papel

Por eso es absolutamente crucial considerar el cambio a OmegaAI, ya que es un sistema de almacenamiento basado en la nube. OmegaAI ofrece una solución completa para el almacenamiento Cloud-based, eliminando todas las preocupaciones sobre desastres naturales, reduciendo los riesgos de seguridad y, por lo general, disminuyendo el costo del almacenamiento.

Cómo mantener los registros médicos

Ahora, probablemente te estés preguntando cómo se mantienen realmente los registros médicos. En esencia, se reduce a dos vías diferentes: los métodos tradicionales frente a los EMR (registros médicos electrónicos).

Los métodos tradicionales consisten principalmente en el mantenimiento de registros en papel. Así es como muchos proveedores médicos conciben tradicionalmente el almacenamiento de la información y la documentación sanitaria de sus pacientes. Con esta opción, hay que imprimir, fotocopiar, archivar y enviar por fax, lo que supone un proceso lento y arduo.

Pero con los EMR, los médicos y las instalaciones médicas pueden conservar los registros importantes de forma electrónica. Como resume HealthIT.gov , los EMR pueden ayudar a mejorar la salud de los pacientes con menos papeleo, un acceso fácil (electrónico) a los registros médicos, una mejor coordinación de la atención, recetas más rápidas y precisas, menos pruebas y procedimientos innecesarios y, en general, un mejor control de su salud.

El mantenimiento de registros sanitarios electrónicos resulta atractivo para los proveedores de servicios médicos por varias razones, como el deseo de:

• Eficiencia, ahorro de tiempo, rapidez
• Opciones más organizadas, automatizadas y optimizadas
• Opciones seguras y conformes con la normativa
• Integración con los sistemas de facturación
• Un sistema que pueda crecer y expandirse con sus prácticas

¿Qué razón te parece más importante?

Para centros sanitarios

Para centros sanitarios, con los sistemas de historias clínicas electrónicas (EMR) y registros médicos electrónicos (EHR), puede conservar fácilmente los registros médicos de sus pacientes durante el tiempo que sea necesario.

Además, al utilizar OmegaAI Imaging EMR, puede obtener muchas otras ventajas, como:

• Cumplimiento normativo
• Ahorro de costes
• Mayor eficiencia y productividad
• Precisión y accesibilidad
• Seguridad

Al final, la decisión sobre su consulta es suya, pero las ventajas de EMR son numerosas.

Para pacientes

¿Sabía que dos tercios de las personas se plantearían cambiar de médico si este les ofreciera acceso a sus historiales médicos a través de una conexión segura a Internet? El mensaje de los pacientes es claro: quieren tener acceso y control sobre sus historiales médicos, y lo quieren ya.

Y, aunque seas médico o propietario de un centro médico, todos somos pacientes. Ponte en el lugar de tus pacientes e intenta comprender su punto de vista.

Conclusión

Esperamos que este artículo te haya resultado útil para comprender cuánto tiempo deben conservarse los historiales médicos.

En resumen, existen diferentes directrices y normativas a la hora de responder a la pregunta « ». ¿Cuánto tiempo deben conservar los médicos los historiales médicos? Y hay muchas razones para considerar el almacenamiento de historiales médicos, que van desde la continuidad de la atención hasta fines médico-legales.

El acceso a dichos historiales también es importante tanto para los proveedores de atención sanitaria como para los pacientes. El mantenimiento de estos registros conlleva diversos riesgos y retos, muchos de los cuales pueden resolverse mediante EMR o EHR.

Los registros médicos electrónicos también son populares entre los pacientes, muchos de los cuales se cambiarían a un proveedor que les ofreciera acceso a sus registros a través de Internet (de forma segura).

Y no olvides que OmegaAI es la solución para los retos a los que se enfrentan los proveedores médicos en el mantenimiento de los registros médicos. Chatea con nuestro equipo para obtener más información.