¿Cuánto tiempo debes conservar los registros médicos?

Cuando se trata del almacenamiento de registros médicos, debe tener a mano cierta documentación durante un máximo de 11 años (o, en el caso de los registros de menores, posiblemente más). Sin embargo, las normas pueden variar en función de factores como el estado en el que te encuentres y el tipo de consultorio médico que dirijas. (Esta mesa incluye una práctica descripción general como referencia.)

Por eso, hoy profundizaremos en el almacenamiento de registros médicos y responderemos las siguientes preguntas:

• ¿Por qué debe conservar los registros médicos?
• ¿Durante cuánto tiempo debe conservar los registros médicos?
• ¿Cuáles son los riesgos y los desafíos de almacenar los registros médicos?
• ¿Cuál es la forma más segura y eficiente de almacenar los registros médicos?

Si alguna vez se ha preguntado por qué, qué y cómo hay detrás del mantenimiento de registros médicos, esta inmersión profunda es para usted. Solo tenga en cuenta que no existe una regla estricta para todos los proveedores de los Estados Unidos; tendrá que encontrar las regulaciones pertinentes a su situación particular.

¿Por qué debe conservar los registros médicos?

Es importante mantener los registros médicos para propósitos como comunicarse con los pacientes, hacer un seguimiento del progreso de los pacientes, por motivos médicos o legales, contribuir a las estadísticas de la industria o para el análisis, el aprendizaje y la planificación. Sea cual sea el propósito, siempre querrá mantener los registros necesarios para su consultorio específico.

Los centros de salud, como hospitales, clínicas y centros de imagenología o radiología, deben conservar los registros médicos por todos los motivos enumerados anteriormente. junto con otros, como:

• Coordinar una atención más eficiente
• Compartir información con pacientes y otros proveedores de atención médica
• Contribuir al diagnóstico y brindar una atención médica más segura
• Simplificación de la codificación y la facturación para fines de seguro

Y el almacenamiento de registros médicos tiene muchos más propósitos en el sistema de salud.

Para pacientes

A estas alturas, ya debería poder darse cuenta de que el almacenamiento de registros médicos es importante para los centros de salud. Sin embargo, los registros médicos también son igual de importantes para los pacientes.

Las ventajas de mantener registros médicos son para:

• monitorear las afecciones crónicas
• cumplir con los planes de tratamiento
• encontrar y corregir errores en sus registros de salud
• realizar un seguimiento del progreso en los programas de bienestar o control de enfermedades
• contribuyen directamente con su información a la investigación

Y los registros médicos son una forma de acceder a su información de salud. Según la HIPAA, las personas tienen derecho a solicitar a sus proveedores el acceso a su PHI (información médica personal), que puede ser en forma de registros médicos.

¿Cuánto tiempo tiene que conservar los registros médicos?

Por ejemplo, en Florida, las regulaciones establecen que: «Un médico con licencia deberá mantener registros médicos escritos adecuados, según lo exige la Sección 458.331 (1) (m) de los Estatutos de Florida, durante un período de al menos cinco años a partir del último contacto con el paciente; sin embargo, la ley de negligencia médica exige que los registros se conserven durante al menos siete».

Y en lo que respecta a la HIPAA, la autorización de un paciente para divulgar su PHI está «sujeta a las leyes de retención de la HIPAA», lo que significa que debe conservarse durante seis años. Sin embargo, si el documento forma parte de la historia clínica del paciente, está sujeto a los requisitos estatales de conservación de la historia clínica, que podrían prolongarse».

Fuente: Revista HIPAA

Sin embargo, como comentamos, cada estado tiene sus propias reglas. Estos son algunos puntos destacados de la tabla a la que hemos enlazado:

• En Alabama, los médicos deben conservar los registros médicos «durante el tiempo que sea necesario para tratar al paciente y para fines médicos legales».
• En el Distrito de Columbia, los médicos deben mantener los registros médicos de los menores, «3 años después de haber visto al paciente por última vez o 3 años después de que el paciente cumpla 18 años (es decir, hasta que el paciente cumpla 21 años)».
• En Hawái, las normas son mucho más estrictas. Los registros médicos completos deben conservarse durante «7 años» después de la última entrada de datos. Información básica (es decir, nombre del paciente, fecha de nacimiento, diagnósticos, medicamentos recetados, interpretaciones radiográficas): 25 años después de la última entrada en el registro».
• En Montana, los hospitales deben conservar «... la historia clínica completa, 10 años después de la fecha de alta o muerte del paciente».
• En Carolina del Norte, los hospitales deben mantener los registros médicos de los pacientes menores «hasta que el paciente cumpla 30 años».

Esta no es una lista extensa; siempre investigue por su cuenta y consulte la legislación de su gobierno local al considerar cuánto tiempo debe conservar los registros médicos.

Como mencionamos anteriormente, realmente depende del tipo de centro de salud

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¿Cuáles son los riesgos y los desafíos de almacenar los registros médicos?

Ahora que hemos establecido por qué es importante almacenar los registros médicos y algunas pautas generales para cuánto tiempo para almacenarlos, analicemos el riesgos y desafíos de mantener registros médicos.

En lo que respecta a los problemas a los que se enfrentan los médicos y las instalaciones al almacenar los registros médicos, los más comunes están relacionados con el almacenamiento, el acceso, la protección y la seguridad. Las instalaciones que utilizan principalmente sistemas de mantenimiento de registros manuales suelen tener problemas de almacenamiento.

Como se mencionó en el artículo citado anteriormente, los riesgos y desafíos de almacenar los registros médicos incluyen

• Desastres como incendios, inundaciones, desarrollo de moho, etc.
• Amenazas de seguridad como robos o piratas informáticos
• El costo del almacenamiento en papel
• Dificultad para cumplir con los estándares de cumplimiento cuando se utiliza en papel

Por eso es absolutamente crucial considerar la posibilidad de cambiarse a OmegaAI, ya que es un sistema de almacenamiento basado en la nube. OmegaAI proporciona una solución completa para el almacenamiento en la nube, que elimina todas las preocupaciones relacionadas con los desastres naturales, reduce los riesgos de seguridad y, por lo general, reduce el costo del almacenamiento.

Cómo mantener los registros médicos

Ahora, probablemente te estés preguntando cómo realmente te dedicas a mantener tus registros médicos. En esencia, todo se reduce a dos vías diferentes: los métodos tradicionales frente a los EMR (registros médicos electrónicos).

Los métodos tradicionales implican principalmente el mantenimiento de registros en papel. Así es como muchos proveedores médicos piensan tradicionalmente en el almacenamiento cuando se trata de la información y la documentación de salud de sus pacientes. Con esta opción, hay mucho que imprimir, fotocopiar, archivar y enviar faxes, un proceso lento y arduo.

Sin embargo, con la EMR, los médicos y los centros médicos pueden mantener los registros importantes de forma electrónica. Como resumido por HealthIT.gov, la EMR puede ayudar a mejorar la salud de los pacientes con menos papeleo, un acceso sencillo (electrónico) a los registros médicos, una mejor coordinación de la atención, recetas más rápidas y precisas, menos pruebas y procedimientos innecesarios y, en general, un mejor control de su salud.

Mantener registros médicos electrónicos es atractivo para los proveedores médicos para una serie de razones, como querer:

• Eficiencia, ahorro de tiempo, rapidez
• Opciones más organizadas, automatizadas y simplificadas
• Opciones seguras y compatibles
• Integración con sistemas de facturación
• Un sistema que puede crecer y expandirse con sus prácticas

¿Cuál es la razón que más te suena?

Para centros de salud

En el caso de los centros de salud, con los sistemas de historia clínica electrónica (EMR) /historia clínica electrónica (EHR), puede conservar fácilmente los registros médicos de sus pacientes durante el tiempo que sea necesario.

Además, al usar OmegaAI Imaging EMR, puedes obtener muchos otros beneficios, como:

• Cumplimiento normativo
• Ahorro de costes
• Mejora de la eficiencia y la productividad
• Precisión y accesibilidad
• Seguridad

Al final del día, la decisión sobre su consultorio es suya, pero los beneficios de la EMR son abundantes.

Para pacientes

¿Sabías que Dos tercios de las personas considerarían cambiarse a un médico que ofreciera acceso a los registros médicos a través de una conexión segura a Internet? El mensaje de los pacientes es claro: quieren tener acceso y control sobre sus registros médicos, y lo quieren para ayer.

Y, aunque sea médico o propietario de un centro médico, todos también somos pacientes. Póngase en el lugar de sus pacientes e intente apreciar su procedencia.

Finalizando

Esperamos que este artículo le haya resultado útil para comprender durante cuánto tiempo se deben conservar los registros médicos.

En resumen, existen diferentes pautas y regulaciones a la hora de responder a la pregunta ¿Cuánto tiempo tienen los médicos para conservar los registros médicos? Y hay muchas razones para considerar el almacenamiento de registros médicos, que van desde la continuidad de la atención hasta los fines médico-legales.

El acceso a dichos registros también es importante tanto para los proveedores de atención médica como para los pacientes. El mantenimiento de dichos registros conlleva diversos riesgos y desafíos, muchos de los cuales se pueden resolver mediante la EMR o la EHR.

Los registros médicos electrónicos también son populares entre los pacientes, muchos de los cuales cambiarían a un proveedor que les ofreciera acceso a sus registros a través de Internet (de forma segura).

Y no olvides que OmegaAI es la solución para los desafíos que enfrentan los proveedores médicos en el mantenimiento de los registros médicos. Chatea con nuestro equipo para obtener más información.