¿Cuánto tiempo debes conservar el historial médico?

En lo que respecta al almacenamiento de historiales médicos, debes tener a mano determinados documentos hasta 11 años (o, en el caso de historiales de menores, posiblemente más). Sin embargo, las normas pueden variar, dependiendo de factores como el estado en que te encuentres y el tipo de consulta médica que dirijas. (Esta tabla ofrece una práctica visión de conjunto como referencia.)

Así pues, hoy vamos a profundizar en el almacenamiento de historiales médicos, respondiendo a las siguientes preguntas:

• ¿Por qué debes conservar los historiales médicos?
• ¿Cuánto tiempo debes conservar los historiales médicos?
• ¿Cuáles son los riesgos y los retos del almacenamiento de historiales médicos?
• ¿Cuál es la forma más segura y eficaz de almacenar los historiales médicos?

Si alguna vez te has preguntado por qué, qué y cómo hay detrás del almacenamiento de historiales médicos, esta inmersión es para ti. Sólo tienes que tener en cuenta que no existe una norma rígida para todos los proveedores de Estados Unidos; tendrás que encontrar la normativa pertinente a tu situación particular.

¿Por qué debes conservar los historiales médicos?

Es importante conservar los historiales médicos para fines como la comunicación con los pacientes, el seguimiento de la evolución de los pacientes, por motivos médicos o legales, para contribuir a las estadísticas del sector, o para el análisis, el aprendizaje y la planificación. Sea cual sea el propósito, siempre querrás mantener los registros necesarios para tu consulta específica.

Los centros sanitarios, como hospitales, clínicas y centros de diagnóstico por imagen/radiología, deben conservar los historiales médicos por todos los motivos enumerados anteriormente, junto con otros, como:

• Coordinar una asistencia más eficaz
• Compartir información con pacientes y otros profesionales sanitarios
• Contribuir a los diagnósticos y ofrecer una asistencia sanitaria más segura
• Agilizar la codificación/facturación a efectos de seguros

Y hay muchos más fines que el almacenamiento de historiales médicos desempeña en el sistema sanitario.

Para los pacientes

A estas alturas, deberías ser capaz de entender que el almacenamiento de historiales médicos es importante para los centros sanitarios. Sin embargo, los historiales médicos también son importantes para los pacientes.

Las ventajas de conservar los historiales médicos son:

• controlar las enfermedades crónicas
• cumplir los planes de tratamiento
• encontrar y corregir errores en sus historiales médicos
• seguir los progresos en programas de bienestar o de gestión de enfermedades
• contribuir directamente con su información a la investigación

Y los historiales médicos son una forma de acceder a su información sanitaria. En virtud de la HIPAA, las personas tienen derecho a solicitar a sus proveedores el acceso a su PHI (información sanitaria personal), que puede ser en forma de historiales médicos.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los historiales médicos?

Por ejemplo, en Florida, la normativa establece que, "Un médico autorizado deberá conservar historiales médicos escritos adecuados, tal como exige el artículo 458.331(1)(m), Estatutos de Florida, durante un periodo de al menos cinco años a partir del último contacto con el paciente; sin embargo, la ley de negligencia médica exige que los registros se conserven durante al menos siete ."

Y en lo que respecta a la HIPAA, una autorización del paciente para la divulgación de PHI está, "sujeta a las leyes de retención de la HIPAA, lo que significa que debe conservarse durante seis años. Sin embargo, si el documento forma parte del historial médico del paciente, está sujeto a los requisitos de conservación de historiales médicos del estado, que podrían ser más largos"

Fuente: HIPAA Journal

Pero, como ya hemos comentado, cada estado tiene sus propias normas. He aquí algunos puntos destacados de la tabla a la que enlazamos:

• En Alabama, los médicos deben conservar los historiales médicos durante "el tiempo que sea necesario para tratar al paciente y a efectos médicos legales"
• En el Distrito de Columbia, los médicos deben conservar los historiales médicos de los menores "3 años después de ver al paciente por última vez o 3 años después de que el paciente cumpla 18 años (es decir, hasta que el paciente cumpla 21 años)"
• En Hawai, la normativa es mucho más estricta. Los historiales médicos completos deben conservarse durante: "7 años después de la última entrada de datos. Información básica (es decir, nombre del paciente, fecha de nacimiento, diagnósticos, medicamentos prescritos, interpretaciones de radiografías): 25 años después de la última entrada de datos".
• En Montana, los hospitales deben conservar el "...historial médico completo 10 años después de la fecha de alta o fallecimiento del paciente".
• En Carolina del Norte, los hospitales deben conservar el historial médico de los pacientes menores de edad, "Hasta que el paciente cumpla 30 años"."

Esta no es una lista exhaustiva; investiga siempre por tu cuenta y consulta la legislación de tu gobierno local cuando consideres cuánto tiempo debes conservar los historiales médicos.

Como ya hemos comentado, depende realmente del tipo de centro sanitario

CONSEJO PROFESIONAL: Está claro que los datos son importantes. Por tanto, no destruyas tus historiales. Puedes almacenar, gestionar y compartir datos de forma fácil y rentable con el EMR OmegaAI Imaging de . Más información hoy mismo

¿Cuáles son los riesgos y desafíos de almacenar historiales médicos?

Ahora que hemos establecido por qué es importante almacenar historiales médicos y algunas directrices generales sobre cuánto tiempo almacenarlos, hablemos de los riesgos y desafíos de mantener los historiales médicos.

En cuanto a los problemas a los que se enfrentan los médicos y los centros médicos al almacenar historiales médicos, los más comunes están relacionados con el almacenamiento, el acceso, la seguridad y la protección. Los centros que utilizan principalmente sistemas manuales de conservación de historiales suelen tener problemas de almacenamiento.

Como se menciona en el artículo citado anteriormente, los riesgos y retos de almacenar historiales médicos incluyen

• Catástrofes como incendios, inundaciones, aparición de moho, etc.
• Amenazas a la seguridad como robos o piratas informáticos
• El coste del almacenamiento en papel
• Dificultad para cumplir las normas cuando se almacena en papel

Por eso es absolutamente crucial considerar el cambio a OmegaAI, ya que es un sistema de almacenamiento basado en la nube. OmegaAI ofrece una solución completa de almacenamiento en la nube, que elimina todas las preocupaciones sobre catástrofes naturales, reduce los riesgos de seguridad y suele disminuir el coste del almacenamiento.

Cómo mantener los historiales médicos

Ahora, probablemente te estés preguntando cómo haces realmente para mantener tus historiales médicos. En esencia, se reduce a dos vías diferentes: los métodos tradicionales frente a los RME (Registros Médicos Electrónicos).

Los métodos tradicionales implican principalmente el mantenimiento de registros en papel. Así es como muchos proveedores médicos piensan tradicionalmente en el almacenamiento cuando se trata de la información y documentación sanitaria de sus pacientes. Con esta opción, hay que imprimir, fotocopiar, archivar y enviar por fax: un proceso lento y arduo.

Pero con el EMR, los médicos y los centros médicos pueden conservar los registros importantes electrónicamente. Como resume en HealthIT.gov, la RME puede ayudar a mejorar la salud de los pacientes con menos papeleo, fácil acceso (electrónico) a los historiales médicos, mejor coordinación de la asistencia, recetas más rápidas y precisas, menos pruebas/procedimientos innecesarios y, en general, mejor control de su salud.

Mantener historiales médicos electrónicos es atractivo para los proveedores médicos por una serie de razones, como querer:

• Eficiencia, ahorro de tiempo, rapidez
• Opciones más organizadas, automatizadas y racionalizadas
• Opciones seguras y que cumplan la normativa
• Integración con sistemas de facturación
• Un sistema que pueda crecer y expandirse con sus prácticas

¿Qué razón te resuena más?

Para los centros sanitarios

Para los centros sanitarios, con los sistemas de historias clínicas electrónicas (HCE)/historias clínicas electrónicas (HCE), puedes conservar fácilmente las historias clínicas de tus pacientes durante todo el tiempo que sea necesario.

Y, si utilizas el RME de OmegaAI Imaging, podrás cosechar muchas otras ventajas, como:

• Cumplimiento de la normativa
• Ahorro de costes
• Mejora de la eficacia y la productividad
• Precisión y accesibilidad
• Seguridad

En definitiva, la decisión para tu consulta es tuya, pero las ventajas del RME son abundantes.

Para los pacientes

¿Sabías que 2/3 de las personas considerarían cambiar a un médico que ofrezca acceso a los historiales médicos a través de una conexión segura a Internet? El mensaje de los pacientes es claro: quieren acceso y control sobre sus historiales médicos, y lo quieren para ayer.

Y, aunque seas médico o propietario de un centro médico, todos somos también pacientes. Ponte en el lugar de tus pacientes e intenta comprender de dónde vienen.

Para terminar

Esperamos que este artículo te haya resultado útil para comprender cuánto tiempo hay que conservar los historiales médicos.

En resumen, existen distintas directrices y normativas a la hora de responder a la pregunta ¿Cuánto tiempo deben conservar los médicos los historiales médicos? Y hay muchas razones para considerar el almacenamiento de historiales médicos, que van desde la continuidad de la asistencia hasta fines médico-legales.

El acceso a dichos historiales también es importante tanto para los profesionales sanitarios como para los pacientes. El mantenimiento de dichos historiales conlleva diversos riesgos y retos, muchos de los cuales pueden resolverse mediante un EMR o EHR.

Los historiales médicos electrónicos también son populares entre los pacientes, muchos de los cuales cambiarían a un proveedor que ofreciera acceso a sus historiales a través de Internet (de forma segura).

Y no olvides que OmegaAI es la solución para los retos a los que se enfrentan los proveedores médicos en el mantenimiento de historiales médicos. Chatea con nuestro equipo para saber más.