Quanto tempo você deve guardar seus registros médicos?

Quando se trata de armazenamento de registros médicos, você deve manter certos documentos em mãos por até 11 anos (ou, no caso de registros de menores, possivelmente por mais tempo). No entanto, as regras podem variar, dependendo de fatores como o estado em que você está e o tipo de prática médica que você dirige. (Esta tabela apresenta uma visão geral útil para referência.)

Então, hoje, vamos nos aprofundar no armazenamento de registros médicos, respondendo às seguintes perguntas:

• Por que você deve manter registros médicos?
• Por quanto tempo você deve manter os registros médicos?
• Quais são os riscos e desafios de armazenar registros médicos?
• Qual é a forma mais segura e eficiente de armazenar registros médicos?

Se você já se perguntou por que, o que e como está por trás da manutenção de registros médicos, esse mergulho profundo é para você. Lembre-se de que não existe uma regra rígida para todos os fornecedores nos Estados Unidos; você precisará encontrar os regulamentos pertinentes à sua situação específica.

Por que você deve manter registros médicos?

É importante manter registros médicos para finalidades como comunicar-se com pacientes, acompanhar o progresso do paciente por motivos médicos ou legais, contribuir com estatísticas do setor ou para análise, aprendizado e planejamento. Não importa o propósito, você sempre desejará manter os registros necessários para sua prática específica.

Os estabelecimentos de saúde, como hospitais, clínicas e centros de imagio/radiologia, devem manter registros médicos por todos os motivos listados acima, junto com outros, como:

• Coordenando um atendimento mais eficiente
• Compartilhamento de informações com pacientes e outros profissionais de saúde
• Contribuindo para diagnósticos e oferecendo cuidados de saúde mais seguros
• Simplificando a codificação/cobrança para fins de seguro

E há muitos outros propósitos que o armazenamento de registros médicos desempenha no sistema de saúde.

Para pacientes

Até agora, você deve ser capaz de compreender que o armazenamento de registros médicos é importante para os estabelecimentos de saúde. No entanto, os registros médicos também são importantes para os pacientes.

As vantagens de manter registros médicos são para:

• monitorar condições crônicas
• aderir aos planos de tratamento
• encontrar e corrigir erros em seus registros de saúde
• acompanhar o progresso em programas de bem-estar ou gerenciamento de doenças
• contribuem diretamente com suas informações para a pesquisa

E os registros médicos são uma forma de acessar suas informações de saúde. De acordo com a HIPAA, os indivíduos têm o direito de solicitar acesso às suas PHI (informações pessoais de saúde) de seus provedores, que podem ser na forma de registros médicos.

Quanto tempo você tem para manter os registros médicos?

Por exemplo, na Flórida, estado de regulamentos que “Um médico licenciado deve manter registros médicos escritos adequados, conforme exigido pela Seção 458.331 (1) (m) dos Estatutos da Flórida, por um período de pelo menos cinco anos a partir do último contato com o paciente; no entanto, a lei de negligência médica exige que os registros sejam mantidos por pelo menos sete”.

E quando se trata da HIPAA, a autorização do paciente para a divulgação da PHI está “sujeita às leis de retenção da HIPAA, o que significa que ela deve ser mantida por seis anos. No entanto, se o documento fizer parte do prontuário médico do paciente, ele estará sujeito aos requisitos de retenção de registros médicos do estado — que podem ser mais longos.”

Fonte: Diário da HIPAA

Mas, como discutimos, cada estado tem suas próprias regras em vigor. Aqui estão alguns destaques da tabela à qual vinculamos:

• No Alabama, os médicos devem manter registros médicos pelo “tempo que for necessário para tratar o paciente e para fins médicos legais”.
• No Distrito de Columbia, os médicos devem manter os registros médicos dos menores, “3 anos após a última visita ao paciente ou 3 anos após o paciente atingir a idade de 18 anos (ou seja, até o paciente completar 21 anos)”.
• No Havaí, os regulamentos são muito mais rígidos. Registros médicos completos devem ser mantidos por “7 anos após a última entrada de dados. Informações básicas (ou seja, nome do paciente, data de nascimento, diagnósticos, medicamentos prescritos, interpretações radiográficas): 25 anos após a última entrada no registro.”
• Em Montana, os hospitais devem manter o “... registro médico completo — 10 anos após a data da alta ou morte do paciente”.
• Na Carolina do Norte, os hospitais devem manter os registros de saúde dos pacientes menores, “até o 30º aniversário do paciente”.

Esta não é uma lista extensa; sempre faça sua própria pesquisa e consulte a legislação do governo local ao considerar por quanto tempo manter os registros médicos.

Conforme mencionamos, isso realmente depende do tipo de unidade de saúde.

DICA PROFISSIONAL: Claramente, os dados são importantes. Então, não destrua seus registros. Você pode armazenar, gerenciar e compartilhar dados de forma fácil e econômica com o EMR de imagem OmegaAI. Saiba mais hoje

Quais são os riscos e desafios de armazenar registros médicos?

Agora que estabelecemos Por que é importante armazenar registros médicos e algumas diretrizes gerais para quanto tempo para armazená-los, vamos discutir o riscos e desafios de manter registros médicos.

Quando se trata dos problemas que os médicos e as instalações enfrentam ao armazenar registros médicos, os mais comuns estão relacionados ao armazenamento, acesso, proteção e segurança. Instalações que usam principalmente sistemas manuais de manutenção de registros geralmente enfrentam problemas de armazenamento.

Conforme mencionado no artigo citado acima, os riscos e desafios do armazenamento de registros médicos incluem

• Desastres como incêndios, inundações, desenvolvimento de mofo, etc.
• Ameaças à segurança, como roubo ou hackers
• O custo do armazenamento em papel
• Dificuldade em aderir aos padrões de conformidade quando baseados em papel

É por isso que é absolutamente crucial considerar a mudança para o OmegaAI, já que é um sistema de armazenamento baseado em nuvem. O OmegaAI fornece uma solução completa para armazenamento baseado em nuvem, eliminando todas as preocupações com desastres naturais, reduzindo os riscos de segurança e, normalmente, diminuindo o custo do armazenamento.

Como manter registros médicos

Agora, você provavelmente está se perguntando como você realmente mantém seus registros médicos. Em essência, tudo se resume a dois caminhos diferentes: métodos tradicionais versus EMR (registros médicos eletrônicos).

Os métodos tradicionais envolvem principalmente a manutenção de registros em papel. É assim que muitos prestadores de serviços médicos tradicionalmente pensam em armazenamento quando se trata de informações e documentação de saúde de seus pacientes. Com essa opção, há muita impressão, fotocópia, arquivamento e envio de fax — um processo lento e árduo.

Mas com o EMR, médicos e instalações médicas podem manter registros importantes eletronicamente. Como resumido por Healthit.gov, o EMR pode ajudar a melhorar a saúde do paciente com menos burocracia, fácil acesso (eletrônico) aos registros médicos, melhor coordenação do atendimento, prescrições mais rápidas e precisas, menos testes/procedimentos desnecessários e, geralmente, melhor controle sobre sua saúde.

Manter registros eletrônicos de saúde é atraente para os prestadores de serviços médicos para uma série de razões, como querer:

• Eficiência, economia de tempo, velocidade
• Opções mais organizadas, automatizadas e simplificadas
• Opções seguras e compatíveis
• Integração com sistemas de cobrança
• Um sistema que pode crescer e se expandir com suas práticas

Qual motivo ressoa mais com você?

Para estabelecimentos de saúde

Para estabelecimentos de saúde, com sistemas de registro médico eletrônico (EMR) /registro eletrônico de saúde (EHR), você pode facilmente manter os registros médicos de seus pacientes pelo tempo necessário.

E, ao usar o OmegaAI Imaging EMR, você pode obter muitos outros benefícios, como:

• Conformidade regulatória
• Economia de custos
• Eficiência e produtividade aprimoradas
• Precisão e acessibilidade
• Segurança

No final das contas, a decisão de sua clínica é sua, mas os benefícios do EMR são abundantes.

Para pacientes

Você sabia disso? 2/3 pessoas considerariam mudar para um médico que ofereça acesso a registros médicos por meio de uma conexão segura à Internet? A mensagem dos pacientes é clara: eles querem acesso e controle sobre seus registros médicos, e eles querem isso ontem.

E, mesmo se você for um médico ou proprietário de um centro médico, todos nós também somos pacientes. Coloque-se no lugar de seus pacientes e tente apreciar de onde eles vêm.

Encerrando

Esperamos que você tenha achado este artigo útil para entender por quanto tempo manter registros médicos.

Resumindo, existem diretrizes e regulamentações diferentes quando se trata de responder à pergunta Por quanto tempo os médicos precisam manter os registros médicos? E há muitos motivos para considerar o armazenamento de registros médicos, desde a continuidade dos cuidados até propósitos médico-legais.

O acesso a esses registros também é importante tanto para os profissionais de saúde quanto para os pacientes. Vários riscos e desafios acompanham a manutenção desses registros, muitos dos quais podem ser resolvidos por meio de EMR ou EHR.

Os registros médicos eletrônicos também são populares entre os pacientes, muitos dos quais mudariam para um provedor que oferecesse acesso aos seus registros pela Internet (com segurança).

E não se esqueça de que o OmegaAI é a solução para os desafios que os prestadores de serviços médicos enfrentam na manutenção de registros médicos. Converse com nossa equipe para saber mais.