Quanto tempo você deve guardar seus registros médicos?

Quando se trata de guardar registros médicos, é bom manter alguns documentos por até 11 anos (ou, no caso de registros de menores, talvez por mais tempo). Mas as regras podem variar, dependendo de fatores como o estado em que você mora e o tipo de prática médica que você tem. (Esta tabela tem uma visão geral bem útil para você dar uma olhada.)

Então, hoje vamos falar sobre como guardar registros médicos, respondendo às seguintes perguntas:

• Por que você deve manter registros médicos?
• Por quanto tempo você deve manter registros médicos?
• Quais são os riscos e desafios do armazenamento de registros médicos?
• Qual é a maneira mais segura e eficiente de armazenar registros médicos?

Se você já se perguntou por que, o que e como fazer a manutenção de registros médicos, este artigo detalhado é para você. Lembre-se de que não existe uma regra rígida para todos os prestadores de serviços nos Estados Unidos; você precisará encontrar os regulamentos pertinentes à sua situação específica.

Por que você deve manter registros médicos?

É importante manter registros médicos para fins como comunicação com pacientes, acompanhamento do progresso do paciente, razões médicas ou legais, contribuição para estatísticas do setor ou para análise, aprendizagem e planejamento. Independentemente da finalidade, você sempre desejará manter os registros necessários para sua prática específica.

Instituições de saúde, como hospitais, clínicas e centros de imagem/radiologia, devem manter registros médicos por todos os motivos listados acima, além de outros, como:

• Coordenar cuidados mais eficientes
• Compartilhar informações com pacientes e outros profissionais de saúde
• Contribuir para diagnósticos e oferecer cuidados de saúde mais seguros
• Simplificar a codificação/faturamento para fins de seguro

E há muitos outros motivos pelos quais o armazenamento de registros médicos é importante no sistema de saúde.

Para os pacientes

A essa altura, você já deve ter percebido que o armazenamento de registros médicos é importante para as instituições de saúde. No entanto, os registros médicos também são importantes para os pacientes.

As vantagens de manter registros médicos são:

• monitorar condições crônicas
• aderir a planos de tratamento
• encontrar e corrigir erros em seus registros de saúde
• acompanhar o progresso em programas de bem-estar ou gerenciamento de doenças
• contribuir diretamente com suas informações para pesquisas

E os registros médicos são uma forma de acessar suas informações de saúde. De acordo com a HIPAA, os indivíduos têm o direito de solicitar acesso às suas PHI (informações de saúde pessoais) aos seus provedores, que podem estar na forma de registros médicos.

Por quanto tempo você precisa manter os registros médicos?

Por exemplo, na Flórida, os regulamentos dizem que “um médico licenciado deve manter registros médicos escritos adequados, conforme exigido pela Seção 458.331(1)(m) dos Estatutos da Flórida, por um período de pelo menos cinco anos a partir do último contato com o paciente; no entanto, a lei de negligência médica exige que os registros sejam mantidos por pelo menos sete anos”.

E quando se trata da HIPAA, a autorização do paciente para a divulgação de PHI está “sujeita às leis de retenção da HIPAA, o que significa que deve ser mantida por seis anos. No entanto, se o documento fizer parte do prontuário médico do paciente, ele estará sujeito aos requisitos estaduais de retenção de prontuários médicos – que podem ser mais longos”.

Fonte: HIPAA Journal

Mas, como discutimos, cada estado tem suas próprias regras em vigor. Aqui estão alguns destaques da tabela que linkamos:

• No Alabama, os médicos devem manter os registros médicos por “tanto tempo quanto for necessário para tratar o paciente e para fins médico-legais”.
• No Distrito de Columbia, os médicos devem manter os registros médicos de menores por “3 anos após a última consulta do paciente ou 3 anos após o paciente completar 18 anos (ou seja, até o paciente completar 21 anos)”.
• No Havaí, as regras são bem mais rígidas. Os registros médicos completos devem ser mantidos por “7 anos após a última entrada de dados. Informações básicas (ou seja, nome do paciente, data de nascimento, diagnósticos, medicamentos prescritos, interpretações de raios-X): 25 anos após a última entrada no registro”.
• Em Montana, os hospitais precisam manter “... todo o registro médico — 10 anos após a data da alta ou morte do paciente”.
• Na Carolina do Norte, os hospitais precisam manter os registros de saúde de pacientes menores de idade “até o 30º aniversário do paciente”.

Essa lista não é completa; sempre faça sua própria pesquisa e consulte a legislação do seu governo local ao considerar por quanto tempo manter os registros médicos.

Como mencionamos, isso realmente depende do tipo de instituição de saúde

DICA PROFISSIONAL: É claro que os dados são importantes. Portanto, não destrua seus registros. Você pode armazenar, gerenciar e compartilhar dados de forma fácil e econômica com o OmegaAI Imaging EMR. Saiba mais hoje mesmo

Quais são os riscos e desafios de armazenar registros médicos?

Agora que estabelecemos por que é importante armazenar registros médicos e algumas diretrizes gerais para por quanto tempo armazená-los, vamos discutir os riscos e desafios de manter registros médicos.

Quando se trata das questões que os médicos e as instituições enfrentam ao armazenar registros médicos, as mais comuns estão relacionadas ao armazenamento, acesso, segurança e proteção. As instituições que usam principalmente sistemas manuais de manutenção de registros frequentemente enfrentam problemas de armazenamento.

Como mencionado no artigo citado acima, os riscos e desafios do armazenamento de registros médicos incluem

• Desastres como incêndios, inundações, desenvolvimento de mofo, etc.
• Ameaças à segurança, como roubo ou hackers
• O custo do armazenamento em papel
• Dificuldade em aderir aos padrões de conformidade quando em papel

É por isso que é absolutamente crucial considerar a mudança para o OmegaAI, já que é um sistema de armazenamento baseado em nuvem. O OmegaAI oferece uma solução completa para armazenamento na nuvem, eliminando todas as preocupações com desastres naturais, reduzindo os riscos de segurança e, normalmente, diminuindo o custo do armazenamento.

Como manter registros médicos

Agora, você provavelmente está se perguntando como você realmente faz para manter seus registros médicos. Basicamente, há duas opções diferentes: métodos tradicionais vs. EMR (Registros Médicos Eletrônicos).

Os métodos tradicionais envolvem principalmente a manutenção de registros em papel. É assim que muitos profissionais de saúde tradicionalmente pensam em armazenamento quando se trata das informações e documentação de saúde de seus pacientes. Com essa opção, há muita impressão, fotocópia, arquivamento e envio de fax – um processo lento e árduo.

Mas com o EMR, os médicos e as instituições médicas podem manter registros importantes eletronicamente. Conforme resumido pelo HealthIT.gov, o EMR pode ajudar a melhorar a saúde dos pacientes com menos papelada, acesso fácil (eletrônico) aos registros médicos, melhor coordenação do atendimento, prescrições mais rápidas e precisas, menos exames/procedimentos desnecessários e, em geral, melhor controle sobre sua saúde.

Manter registros eletrônicos de saúde é atraente para os prestadores de serviços médicos por várias razões, como:

• Eficiência, economia de tempo, rapidez
• Opções mais organizadas, automatizadas e simplificadas
• Opções seguras e em conformidade
• Integração com sistemas de faturamento
• Um sistema que pode crescer e se expandir com suas práticas

Qual motivo mais te interessa?

Para instalações de saúde

Para instalações de saúde, com sistemas de registros médicos eletrônicos (EMR)/registros de saúde eletrônicos (EHR), você pode facilmente manter os registros médicos dos seus pacientes pelo tempo que for necessário.

E, ao usar o OmegaAI Imaging EMR, você pode aproveitar muitos outros benefícios, como:

• Conformidade regulatória
• Economia
• Maior eficiência e produtividade
• Precisão e acessibilidade
• Segurança

No final das contas, a decisão sobre sua prática é sua, mas os benefícios do EMR são muitos.

Para pacientes

Você sabia que 2/3 das pessoas considerariam mudar para um médico que oferecesse acesso aos registros médicos por meio de uma conexão segura à Internet? A mensagem dos pacientes é clara: eles querem acesso e controle sobre seus registros médicos, e querem isso já.

E, mesmo que você seja médico ou dono de uma clínica, todos nós também somos pacientes. Coloque-se no lugar dos seus pacientes e tente entender o ponto de vista deles.

Conclusão

Esperamos que este artigo tenha sido útil para você entender por quanto tempo os registros médicos devem ser mantidos.

Resumindo, existem diferentes diretrizes e regulamentos quando se trata de responder à pergunta Por quanto tempo os médicos devem manter os registros médicos? E há muitos motivos para considerar o armazenamento de registros médicos, desde a continuidade do atendimento até fins médico-legais.

O acesso a esses registros também é importante tanto para os profissionais de saúde quanto para os pacientes. Vários riscos e desafios vêm junto com a manutenção desses registros, muitos dos quais podem ser resolvidos por meio do EMR ou EHR.

Os registros médicos eletrônicos também são populares entre os pacientes, muitos dos quais mudariam para um provedor que oferecesse acesso aos seus registros pela Internet (de forma segura).

E não se esqueça que a OmegaAI é a solução para os desafios que os prestadores de serviços médicos enfrentam na manutenção de registros médicos. Converse com nossa equipe para saber mais.