Cuando se trata del almacenamiento de registros médicos, debe tener a mano ciertos documentos hasta por 11 años (o, en el caso de registros de menores, posiblemente más). Sin embargo, las reglas pueden variar, según factores como el estado en el que se encuentra y el tipo de práctica médica que realiza. (Esta mesa presenta una descripción general práctica como referencia).
Entonces, hoy vamos a profundizar en el almacenamiento de registros médicos, respondiendo las siguientes preguntas:
- ¿Por qué debe llevar registros médicos?
- ¿Cuánto tiempo debe conservar los registros médicos?
- ¿Cuáles son los riesgos y desafíos de almacenar registros médicos?
- ¿Cuál es la forma más segura y eficiente de almacenar registros médicos?
Si alguna vez se ha preguntado por qué, qué y cómo detrás del mantenimiento de registros médicos, esta inmersión profunda es para usted. Solo tenga en cuenta que no existe una regla estricta para todos los proveedores en los Estados Unidos; necesitará encontrar las regulaciones pertinentes a su situación particular.
¿Por qué debe llevar registros médicos?
Es importante mantener registros médicos para propósitos como la comunicación con los pacientes, el seguimiento del progreso del paciente, razones médicas o legales, la contribución a las estadísticas de la industria o el análisis, el aprendizaje y la planificación. No importa el propósito, siempre querrá mantener los registros necesarios para su práctica específica.
Las instalaciones de atención médica, como hospitales, clínicas y centros de imágenes/radiología, deben conservar registros médicos por todas las razones enumeradas anteriormente. junto con otros, como:
- Coordinar una atención más eficiente
- Compartir información con pacientes y otros proveedores de atención médica
- Contribuir a los diagnósticos y brindar una atención médica más segura
- Racionalización de la codificación/facturación para fines de seguros
Y hay muchos más propósitos que juega el almacenamiento de registros médicos en el sistema de salud.
para pacientes
A estas alturas, debería poder apreciar que el almacenamiento de registros médicos es importante para los centros de atención médica. Sin embargo, los registros médicos también son igual de importantes para los pacientes.
Las ventajas de llevar registros médicos son a:
- monitorear condiciones crónicas
- adherirse a los planes de tratamiento
- encontrar y corregir errores en sus registros de salud
- realizar un seguimiento del progreso en los programas de control de enfermedades o bienestar
- contribuir directamente con su información a la investigación
Y los registros médicos son una forma de acceder a su información de salud. Bajo HIPAA, las personas tienen derecho a solicitar acceso a su PHI (información de salud personal) de sus proveedores, que puede ser en forma de registros médicos.
¿Cuánto tiempo tiene que mantener los registros médicos?
Por ejemplo, en Florida, estado de las regulaciones que, “Un médico con licencia deberá mantener registros médicos escritos adecuados, según lo exige la Sección 458.331(1)(m), Estatutos de Florida, durante un período de al menos cinco años desde el último contacto con el paciente; sin embargo, la ley de negligencia médica requiere que se mantengan registros durante al menos siete ”.
Y cuando se trata de HIPAA, la autorización de un paciente para la divulgación de PHI está “sujeta a las leyes de retención de HIPAA, lo que significa que debe conservarse durante seis años. Sin embargo, si el documento es parte del registro médico del paciente, está sujeto a los requisitos de retención de registros médicos del estado, que podrían ser más largos”.
Fuente: Revista HIPAA
Pero, como comentamos, cada estado tiene sus propias reglas. Aquí hay algunos aspectos destacados de la tabla a la que nos vinculamos:
- En Alabama, los médicos deben conservar registros médicos “durante el tiempo que sea necesario para tratar al paciente y para fines médicos legales”.
- En el Distrito de Columbia, los médicos deben mantener registros médicos para menores, “3 años después de la última vez que vio al paciente o 3 años después de que el paciente cumpla 18 años (es decir, hasta que el paciente cumpla 21)”.
- En Hawai, las regulaciones son mucho más estrictas. Los registros médicos completos deben conservarse durante “7 años después de la última entrada de datos. Información básica (es decir, nombre del paciente, fecha de nacimiento, diagnósticos, medicamentos recetados, interpretaciones de rayos X): 25 años después de la última entrada en el registro.”
- En Montana, los hospitales deben conservar el “…registro médico completo: 10 años después de la fecha de alta o muerte del paciente”.
- En Carolina del Norte, los hospitales deben mantener los registros de salud de los pacientes menores de edad, “hasta que el paciente cumpla 30 años”.
Esta no es una lista extensa; Siempre haga su propia investigación y consulte la legislación de su gobierno local cuando considere cuánto tiempo debe conservar los registros médicos.
Como mencionamos, realmente depende del tipo de centro de salud
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¿Cuáles son los riesgos y desafíos de almacenar registros médicos?
Ahora que hemos establecido por qué es importante almacenar registros médicos y algunas pautas generales para cuánto tiempo para almacenarlos, analicemos el riesgos y desafíos de llevar registros médicos.
Cuando se trata de los problemas que enfrentan los médicos y las instalaciones al almacenar registros médicos, los más comunes están relacionados con el almacenamiento, el acceso, la seguridad y la protección. Las instalaciones que utilizan principalmente sistemas manuales de mantenimiento de registros a menudo experimentan problemas de almacenamiento.
Como se mencionó en el artículo citado anteriormente, los riesgos y desafíos de almacenar registros médicos incluyen
- Desastres como incendios, inundaciones, desarrollo de moho, etc.
- Amenazas de seguridad como robo o piratas informáticos
- El costo del almacenamiento en papel
- Dificultad para adherirse a los estándares de cumplimiento cuando se basa en papel
Por eso es absolutamente crucial considerar cambiar a OmegaAI, ya que es un sistema de almacenamiento basado en la nube. OmegaAI proporciona una solución completa para el almacenamiento basado en la nube, lo que elimina todas las preocupaciones sobre los desastres naturales, reduce los riesgos de seguridad y, por lo general, reduce el costo del almacenamiento.
Cómo mantener registros médicos
Ahora, probablemente te estés preguntando cómo usted realmente se dedica a mantener sus registros médicos. En esencia, todo se reduce a dos caminos diferentes: métodos tradicionales vs. EMR (registros médicos electrónicos).
Los métodos tradicionales implican principalmente el mantenimiento de registros en papel. Así es como muchos proveedores médicos piensan tradicionalmente sobre el almacenamiento cuando se trata de la información y documentación de salud de sus pacientes. Con esta opción, hay muchas tareas de impresión, fotocopiado, archivado y envío de fax, un proceso lento y arduo.
Pero con EMR, los médicos y las instalaciones médicas pueden mantener registros importantes electrónicamente. Como resumido por HealthIT.gov, EMR puede ayudar a mejorar la salud del paciente con menos papeleo, fácil acceso (electrónico) a los registros médicos, mejor coordinación de la atención, recetas más rápidas y precisas, menos pruebas/procedimientos innecesarios y, en general, un mejor control sobre su salud.
Mantener registros de salud electrónicos es atractivo para los proveedores médicos por un numero de rasones, como querer:
- Eficiencia, ahorro de tiempo, rapidez
- Opciones más organizadas, automatizadas y optimizadas
- Opciones seguras y compatibles
- Integración con sistemas de facturación
- Un sistema que puede crecer y expandirse con sus prácticas
¿Qué razón resuena más contigo?
Para instalaciones sanitarias
Para los centros de atención médica, con sistemas de registro médico electrónico (EMR)/registro electrónico de salud (EHR), puede conservar fácilmente los registros médicos de sus pacientes durante el tiempo que sea necesario.
Y, al usar OmegaAI Imaging EMR, puede obtener muchos otros beneficios, como:
- Cumplimiento normativo
- Ahorro de costes
- Eficiencia y productividad mejoradas
- Precisión y accesibilidad
- Seguridad
Al final del día, la decisión de su práctica es suya, pero los beneficios de EMR son abundantes.
para pacientes
Sabía usted que 2/3 de las personas considerarían cambiarse a un médico que ofrezca acceso a registros médicos a través de una conexión segura a Internet? El mensaje de los pacientes es claro: quieren acceso y control sobre sus registros médicos, y lo quieren para ayer.
E incluso si es médico o propietario de un centro médico, todos también somos pacientes. Póngase en el lugar de sus pacientes y trate de apreciar de dónde vienen.
Terminando
Esperamos que este artículo le haya resultado útil a medida que busca comprender cuánto tiempo debe conservar los registros médicos.
Para resumir, existen diferentes pautas y regulaciones cuando se trata de responder la pregunta. ¿Cuánto tiempo tienen los médicos para conservar los registros médicos? Y hay muchas razones para considerar el almacenamiento de registros médicos, que van desde la continuidad de la atención hasta fines médico-legales.
El acceso a dichos registros también es importante tanto para los proveedores de atención médica como para los pacientes. Varios riesgos y desafíos vienen junto con el mantenimiento de dichos registros, muchos de los cuales pueden resolverse a través de EMR o EHR.
Los registros médicos electrónicos también son populares entre los pacientes, muchos de los cuales cambiarían a un proveedor que les ofreciera acceso a sus registros a través de Internet (de forma segura).
Y no olvides que OmegaAI es el solución para los desafíos que enfrentan los proveedores médicos en el mantenimiento de registros médicos. Chatea con nuestro equipo para saber más
