Agora que você passou pela árdua tarefa de selecionar um novo RIS e / ou PACS para melhorar o atendimento ao paciente, otimizar o fluxo de trabalho e aumentar a produtividade, você precisará saber como obter o maior retorno do investimento durante a implantação. Embora seu representante de vendas tenha examinado os serviços de instalação, o fluxo de trabalho e as necessidades de suas instalações, é essencial comunicar tudo ao gerente de projetos (PM) do seu fornecedor, pois eles desempenharão um papel enorme no sucesso de sua implantação. Assim como seu fornecedor oferece uma MP, seu site também deve designar uma MP interna como o ponto de contato do seu site. Acredite ou não, mas selecionar um novo RIS e / ou PACS foi a parte mais fácil, a implantação é a parte mais difícil. Você e seu site precisarão trabalhar tão duro para criar o fluxo de trabalho dos seus sonhos quanto o seu novo fornecedor de sistemas para executar uma implantação perfeita. Com isso dito, abaixo estão cinco coisas que você nunca deve ignorar para uma implantação bem-sucedida do RIS / PACS.
1. Comunicação
Ao passar por uma nova implantação de PACS e / ou RIS, a comunicação é tão essencial quanto a água que bebemos e o ar que respiramos. É por isso que a designação de um PM interno é obrigatória. O seu gerente interno e o gerente do fornecedor coordenarão cronogramas, equipes e o projeto como um todo, eliminando a necessidade de várias pessoas nas chamadas semanais do projeto e reduzindo o tempo de ligação. Seus PMs devem ser os únicos necessários em cada chamada, a menos que seja necessário um especialista para resolver determinados itens. Ter duas pessoas coordenando a implantação simplificará o projeto e acelerará a data de entrada em operação.
2. Análise de fluxo de trabalho em radiologia
Ter o PM do seu fornecedor no local para desenvolver uma análise detalhada do fluxo de trabalho em radiologia é essencial para o entendimento das necessidades de sua instalação. O fluxo de trabalho é extremamente difícil de documentar por telefone. De fato, é impossível concluir uma análise precisa até que o gerente de vendas do seu fornecedor esteja em suas instalações, testemunhando todas as tarefas que cada pessoa realiza diariamente. Os provedores RIS e PACS são especialistas em fluxo de trabalho. Temos experiência em centenas de diferentes cenários de fluxo de trabalho e somos especialistas nas melhores práticas do setor que a maioria dos sites nunca considerou. O gerente de vendas do seu fornecedor ajudará a otimizar o fluxo de trabalho e aumentar a eficiência, para que sua equipe possa se concentrar no atendimento ao paciente. Quando os funcionários estão menos estressados porque seu fluxo de trabalho é otimizado e eficiente, eles podem dar muito mais aos seus pacientes.
3. Respostas oportunas e cumprimento de prazos
Os fornecedores de RIS e PACS entendem que você comprou um novo sistema porque o antigo não estava atendendo às suas necessidades, você é inundado com o trabalho do RIS anterior e / ou a falta de desempenho do PACS e ainda possui todas as suas funções de trabalho atuais atender, ao implantar um novo software. Isso significa que horas extras provavelmente serão necessárias. Se você não conseguir dedicar essas horas extras, sofrerá atrasos, a menos que esteja incluído no cronograma do projeto desde o início. É por isso que é importante se comunicar efetivamente com o gerente de vendas do seu fornecedor e garantir que seus principais players entendam que a comunicação, respostas oportunas e o cumprimento dos prazos são quase tão importantes quanto os seus pacientes. Se o gerente de vendas do seu fornecedor não souber o que está acontecendo com você e o projeto do seu lado, eles não poderão intervir e ajudar quando necessário. Ao revisar a declaração de trabalho (SOW) com o gerente de vendas do seu fornecedor, seja honesto e defina metas realistas que você sabe que você e sua equipe podem atingir. O SOW é o roteiro do projeto. Estabelece claramente compras, tarefas, prazos, seu novo fluxo de trabalho e as equipes do projeto. Tente o seu melhor para designar uma ou duas horas por dia para a implantação e respondendo às solicitações do PM do fornecedor. Você pode até precisar agendar reuniões diárias da equipe com os principais players do seu site para obter atualizações de progresso em suas tarefas atribuídas.
4. Faça anotações, defina lembretes e mantenha-se organizado
Enquanto o PM do seu fornecedor envia agendas semanais de reuniões e notas de chamada, o PM interno deve fazer anotações e verificar suas anotações com as anotações do PM do fornecedor. O gerente de vendas do seu fornecedor provavelmente está implantando um mínimo de cinco clientes por vez e não há nada de errado em ficar de olho neles. Somos todos humanos aqui, erros podem acontecer e todos devem ser responsáveis por acertar sua implantação. Faça anotações em suas ligações semanais e reuniões internas da equipe. Faça perguntas se algo não estiver claro. Se alguém perder um prazo, observe o motivo para que você possa alocar mais tempo para as outras tarefas atribuídas durante a implantação. Definir lembretes e manter-se organizado reduzirá sua carga de trabalho e aumentará a eficiência. Mantenha a SOW à mão e use-a como uma lista de verificação para marcar itens à medida que avança. Isso não apenas ajudará você a se manter no topo do projeto como um todo, mas também a permanecer positivo ao ver quanto trabalho você e sua equipe realizaram.
5. Aplicações e treinamento clínico
Você nunca alcançará seu retorno total do investimento, aumentará a produtividade e otimizará o atendimento ao paciente e o fluxo de trabalho com sua nova compra do RIS / PACS sem treinamento. Investir no tempo para treinar sua equipe em funções-chave em cada função facilitará as coisas a todos da organização. Os aplicativos podem até mostrar aos seus profissionais de marketing como treinar referenciadores com portais on-line que podem vir com sua nova compra de RIS e / ou PACS, reduzindo assim as chamadas dos referenciadores para relatórios e CDs e liberando suas linhas telefônicas e sua equipe para chamadas de pacientes. O treinamento permite que sua equipe libere todo o poder de sua compra de RIS e / ou PACS.
As chaves para uma implantação bem-sucedida do RIS / PACS estão nas suas mãos. É chocante para a maioria dos sites que eles precisam de um PM interno designado que precise trabalhar tanto quanto o PM do fornecedor para obter uma implantação bem-sucedida; mas sem um PM designado, cooperação, comunicação e tempo do cliente, o novo fornecedor de RIS e / ou PACS não pode fornecer o que você precisa.
