Ahora que ha pasado por la ardua tarea de seleccionar un nuevo RIS y / o PACS para mejorar la atención al paciente, optimizar el flujo de trabajo y aumentar la productividad, querrá saber cómo puede obtener el mayor retorno de la inversión durante su implementación. Aunque su representante de ventas revisó los servicios de instalación, el flujo de trabajo y las necesidades de su instalación, es esencial comunicar todo al gerente de proyecto (PM) de su proveedor, ya que desempeñarán un papel importante en el éxito de su implementación. Al igual que su proveedor ofrece un PM, su sitio también debe designar un PM interno como punto de contacto para su sitio. Lo creas o no, pero seleccionar un nuevo RIS y / o PACS fue la parte fácil, la implementación es la parte difícil. Usted y su sitio tendrán que trabajar tan duro para construir el flujo de trabajo de sus sueños como su nuevo proveedor de sistemas para ejecutar una implementación perfecta. Dicho esto, a continuación hay cinco cosas que nunca debe pasar por alto para una implementación exitosa de RIS / PACS.
1. comunicación
Al pasar por un nuevo despliegue de PACS y / o RIS, la comunicación es tan esencial como el agua que bebemos y el aire que respiramos. Esta es la razón por la cual es obligatorio designar un PM interno. Su PM interno y el PM de su proveedor coordinarán las líneas de tiempo, los equipos y el proyecto en su conjunto, eliminando la necesidad de múltiples personas en las llamadas semanales del proyecto y reduciendo los tiempos de llamada. Sus PM deben ser los únicos necesarios en cada llamada, a menos que se necesite un especialista para abordar ciertos elementos. Hacer que dos personas coordinen la implementación agilizará el proyecto y acelerará la fecha de lanzamiento.
2. Análisis de flujo de trabajo de radiología
Tener el PM de su proveedor en el sitio para desarrollar un análisis detallado del flujo de trabajo de radiología es esencial para comprender las necesidades de su instalación. El flujo de trabajo es extremadamente difícil de documentar por teléfono. De hecho, es imposible completar un análisis preciso hasta que el PM de su proveedor esté de pie en sus instalaciones, presenciando todas las tareas que cada persona realiza diariamente. Los proveedores de RIS y PACS son expertos en flujo de trabajo. Tenemos experiencia en cientos de escenarios de flujo de trabajo diferentes y somos expertos en las mejores prácticas de la industria que la mayoría de los sitios nunca han considerado. El PM de su proveedor ayudará a optimizar el flujo de trabajo y aumentar la eficiencia, de modo que su personal pueda concentrarse en la atención al paciente. Cuando los miembros del personal están menos estresados porque su flujo de trabajo es más eficiente y eficiente, pueden dar mucho más a sus pacientes.
3. Respuestas oportunas y plazos de cumplimiento
Los proveedores de RIS y PACS entienden que usted compró un nuevo sistema porque el anterior no satisfacía sus necesidades, está inundado de trabajo debido a la falta de rendimiento de su RIS y / o PACS anterior, y todavía tiene todas sus funciones laborales actuales. para atender, mientras se implementa un nuevo software. Esto significa que las horas extras probablemente serán necesarias. Si no puede dedicar esas horas adicionales, experimentará demoras, a menos que esté presupuestado en la línea de tiempo del proyecto desde el principio. Es por eso que es importante comunicarse de manera efectiva con el PM de su proveedor y asegurarse de que sus jugadores clave entiendan que la comunicación, las respuestas oportunas y los plazos de cumplimiento son casi tan importantes como sus pacientes. Si el PM de su proveedor no sabe lo que está pasando con usted y el proyecto de su lado, entonces no pueden intervenir y ayudar cuando sea necesario. Cuando revise la Declaración de trabajo (SOW) con el PM de su proveedor, sea honesto y establezca objetivos realistas que sepa que usted y su personal pueden cumplir. La SOW es la hoja de ruta del proyecto. Establece claramente las compras, las tareas, los plazos, su nuevo flujo de trabajo y los equipos del proyecto. Haga todo lo posible para designar una o dos horas al día para la implementación y responder a las solicitudes del PM de su proveedor. Es posible que incluso necesite programar reuniones diarias de equipo con los jugadores clave de su sitio para actualizaciones de progreso en sus tareas asignadas.
4. Tome notas, establezca recordatorios y manténgase organizado
Mientras que el PM de su proveedor enviará agendas de reuniones semanales y notas de llamadas, su PM interno debe tomar notas y comparar sus notas con las notas del PM del proveedor. El PM de su proveedor probablemente esté desplegando un mínimo de cinco clientes a la vez y no hay nada de malo en vigilarlos. Todos somos humanos aquí, pueden ocurrir errores y todos deberían ser responsables de hacer que su implementación sea correcta. Tome notas sobre sus llamadas semanales y reuniones internas del equipo. Haga preguntas si algo no está claro. Si alguien pierde una fecha límite, tenga en cuenta por qué para que pueda asignar más tiempo a sus otras tareas asignadas durante la implementación. Establecer recordatorios y mantenerse organizado disminuirá su carga de trabajo y aumentará la eficiencia. Mantenga el SOW a mano y úselo como una lista de verificación para marcar artículos a medida que avanza. Esto no solo lo ayudará a mantenerse al tanto del proyecto en su conjunto, sino que también lo ayudará a mantenerse positivo al ver cuánto trabajo han realizado usted y su equipo.
5. Aplicaciones y entrenamiento clínico
Nunca obtendrá el retorno total de la inversión, aumentará la productividad y optimizará la atención al paciente y el flujo de trabajo con su nueva compra de RIS / PACS sin capacitación. Invertir en tiempo para capacitar a su personal en funciones clave en cada rol facilitará mucho las cosas para todos en su organización. Las aplicaciones incluso pueden mostrar a sus especialistas en marketing cómo capacitar a los referidos con portales en línea que pueden venir con su nueva compra RIS y / o PACS, reduciendo así las llamadas de los referidos para informes y CD, y liberando sus líneas telefónicas y su personal para las llamadas de los pacientes. La capacitación le permite a su equipo liberar todo el poder de su compra de RIS y / o PACS.
Las claves para una implementación exitosa de RIS / PACS están en sus manos. Es sorprendente para la mayoría de los sitios que necesitan un PM interno designado que tenga que trabajar tan duro como el PM del proveedor para lograr una implementación exitosa; pero sin un PM designado, cooperación del cliente, comunicación y tiempo, el nuevo proveedor RIS y / o PACS no puede entregar lo que necesita.
