Quando se trata de armazenamento de registros médicos, você deve manter certos documentos em mãos por até 11 anos (ou, no caso de registros de menores, possivelmente por mais tempo). No entanto, as regras podem variar, dependendo de fatores como o estado em que você está e o tipo de prática médica que você administra. (Essa mesa apresenta uma visão geral útil para referência.)
Então, hoje vamos nos aprofundar no armazenamento de registros médicos, respondendo às seguintes perguntas:
- Por que você deve manter registros médicos?
- Por quanto tempo você deve manter registros médicos?
- Quais são os riscos e desafios de armazenar registros médicos?
- Qual é a maneira mais segura e eficiente de armazenar registros médicos?
Se você já se perguntou sobre o porquê, o quê e como por trás da manutenção de registros médicos, este mergulho profundo é para você. Lembre-se de que não existe uma regra rígida para todos os provedores nos Estados Unidos; você precisará encontrar os regulamentos pertinentes à sua situação específica.
Por que você deve manter registros médicos?
É importante manter registros médicos para propósitos como se comunicar com pacientes, acompanhar o progresso do paciente, razões médicas ou legais, contribuir para estatísticas do setor ou para análise, aprendizado e planejamento. Não importa a finalidade, você sempre desejará manter os registros necessários para sua prática específica.
Instalações de saúde, como hospitais, clínicas e centros de imagem/radiologia, devem manter registros médicos por todos os motivos listados acima, junto com outros, como:
- Coordenação de cuidados mais eficientes
- Compartilhamento de informações com pacientes e outros profissionais de saúde
- Contribuir para diagnósticos e oferecer cuidados de saúde mais seguros
- Simplificação da codificação/faturamento para fins de seguro
E há muitos outros propósitos que o armazenamento de registros médicos desempenha no sistema de saúde.
Para pacientes
Até agora, você deve ser capaz de perceber que o armazenamento de registros médicos é importante para os estabelecimentos de saúde. No entanto, os registros médicos também são importantes para os pacientes.
As vantagens de manter registros médicos são para:
- monitorar condições crônicas
- aderir aos planos de tratamento
- encontrar e corrigir erros em seus registros de saúde
- acompanhar o progresso em programas de bem-estar ou gerenciamento de doenças
- contribuir diretamente com suas informações para pesquisas
E registros médicos são uma maneira de acessar suas informações de saúde. De acordo com a HIPAA, os indivíduos têm o direito de solicitar acesso às suas PHI (informações pessoais de saúde) de seus provedores, que podem ser na forma de registros médicos.
Por quanto tempo você tem que manter registros médicos?
Por exemplo, na Flórida, regulamentos estatais que, “Um médico licenciado deve manter registros médicos escritos adequados, conforme exigido pela Seção 458.331(1)(m), Estatutos da Flórida, por um período de pelo menos cinco anos a partir do último contato com o paciente; no entanto, a lei de negligência médica exige que os registros sejam mantidos por pelo menos sete.
E quando se trata da HIPAA, a autorização de um paciente para a divulgação de PHI está “sujeita às leis de retenção da HIPAA, o que significa que deve ser retida por seis anos. No entanto, se o documento fizer parte do prontuário do paciente, ele estará sujeito aos requisitos estaduais de retenção de prontuários – que podem ser mais longos.”
Fonte: Revista HIPAA
Mas, como discutimos, cada estado tem suas próprias regras. Aqui estão alguns destaques da tabela à qual vinculamos:
- No Alabama, os médicos devem manter os registros médicos “pelo tempo que for necessário para tratar o paciente e para fins médicos legais”.
- No Distrito de Columbia, os médicos devem manter registros médicos para menores de idade, “3 anos após a última consulta do paciente ou 3 anos após o paciente atingir a idade de 18 anos (ou seja, até o paciente completar 21 anos)”.
- No Havaí, os regulamentos são muito mais rígidos. Registros médicos completos devem ser mantidos por “7 anos após a última entrada de dados. Informações básicas (ou seja, nome do paciente, data de nascimento, diagnósticos, medicamentos prescritos, interpretações de raios-x): 25 anos após a última entrada de registro.”
- Em Montana, os hospitais devem manter o “…registro médico completo — 10 anos após a data de alta ou morte do paciente”.
- Na Carolina do Norte, os hospitais devem manter os registros de saúde dos pacientes menores, “até o 30º aniversário do paciente”.
Esta não é uma lista extensa; sempre faça sua própria pesquisa e consulte a legislação do governo local ao considerar por quanto tempo manter os registros médicos.
Conforme mencionamos, realmente depende de que tipo de estabelecimento de saúde
DICA PRO: Claramente, os dados são importantes. Portanto, não destrua seus registros. Você pode armazenar, gerenciar e compartilhar dados de maneira fácil e econômica com o OmegaAI Imaging EMR. Saiba mais hoje
Quais são os riscos e desafios de armazenar registros médicos?
Agora que estabelecemos Por quê é importante armazenar registros médicos e algumas orientações gerais para quanto tempo para armazená-los, vamos discutir o riscos e desafios de manutenção de prontuários médicos.
Quando se trata dos problemas que os médicos e as instalações enfrentam ao armazenar registros médicos, os mais comuns estão relacionados ao armazenamento, acesso, segurança e proteção. As instalações que usam principalmente sistemas manuais de manutenção de registros geralmente enfrentam problemas de armazenamento.
Conforme mencionado no artigo acima citado, os riscos e desafios de armazenar registros médicos incluem
- Desastres como incêndios, inundações, desenvolvimento de mofo, etc.
- Ameaças de segurança como roubo ou hackers
- O custo do armazenamento em papel
- Dificuldade em aderir aos padrões de conformidade quando baseados em papel
É por isso que é absolutamente crucial considerar a mudança para OmegaAI, já que é um sistema de armazenamento baseado em nuvem. A OmegaAI fornece uma solução completa para armazenamento baseado em nuvem, eliminando todas as preocupações com desastres naturais, diminuindo os riscos de segurança e, normalmente, diminuindo o custo de armazenamento.
Como manter registros médicos
Agora, você provavelmente está se perguntando Como as você realmente mantém seus registros médicos. Em essência, tudo se resume a dois caminhos diferentes: métodos tradicionais versus EMR (Registros Médicos Eletrônicos).
Os métodos tradicionais envolvem principalmente a manutenção de registros em papel. É assim que muitos provedores médicos tradicionalmente pensam em armazenamento quando se trata de informações e documentação de saúde de seus pacientes. Com esta opção, há muita impressão, fotocópia, arquivamento e envio de fax – um processo lento e árduo.
Mas com o EMR, médicos e instalações médicas podem manter registros importantes eletronicamente. Como resumido por HealthIT.gov, O EMR pode ajudar a melhorar a saúde do paciente com menos burocracia, acesso fácil (eletrônico) a registros médicos, melhor coordenação de cuidados, prescrições mais rápidas e precisas, menos testes/procedimentos desnecessários e, em geral, melhor controle sobre sua saúde.
Manter registros eletrônicos de saúde é atraente para provedores de serviços médicos uma série de razões, como querer:
- Eficiência, economia de tempo, rapidez
- Opções mais organizadas, automatizadas e simplificadas
- Opções seguras e compatíveis
- Integração com sistemas de cobrança
- Um sistema que pode crescer e se expandir com suas práticas
Qual motivo ressoa mais com você?
Para estabelecimentos de saúde
Para estabelecimentos de saúde, com sistemas de registro médico eletrônico (EMR)/registro eletrônico de saúde (EHR), você pode facilmente manter os registros médicos de seus pacientes pelo tempo que for necessário.
E, ao usar o OmegaAI Imaging EMR, você pode colher muitos outros benefícios, como:
- Conformidade regulatória
- Poupança de custos
- Melhor eficiência e produtividade
- Precisão e acessibilidade
- Segurança
No final do dia, a decisão de sua prática é sua, mas os benefícios do EMR são abundantes.
Para pacientes
Você sabia disso 2/3 das pessoas considerariam mudar para um médico que oferece acesso a registros médicos por meio de uma conexão segura à Internet? A mensagem dos pacientes é clara: eles querem acesso e controle sobre seus registros médicos e querem isso para ontem.
E, mesmo se você for um médico ou proprietário de uma instituição médica, todos nós também somos pacientes. Coloque-se no lugar de seus pacientes e tente avaliar de onde eles vêm.
Empacotando
Esperamos que você tenha achado este artigo útil ao procurar entender por quanto tempo manter registros médicos.
Para resumir, existem diretrizes e regulamentos diferentes quando se trata de responder à pergunta Por quanto tempo os médicos devem manter registros médicos? E há muitas razões para considerar o armazenamento de registros médicos, desde a continuidade do atendimento até fins médico-legais.
O acesso a esses registros também é importante tanto para os profissionais de saúde quanto para os pacientes. Vários riscos e desafios acompanham a manutenção de tais registros, muitos dos quais podem ser resolvidos por meio de EMR ou EHR.
Os registros médicos eletrônicos também são populares entre os pacientes, muitos dos quais mudariam para um provedor que oferecesse acesso aos seus registros pela Internet (com segurança).
E não se esqueça que OmegaAI é a solução para os desafios que os provedores médicos enfrentam na manutenção de registros médicos. Converse com nossa equipe aprender mais.
